快件招标：艰难时代的省钱之道

：随着贸易竞争日趋激烈，开源节流已经成为外贸企业不可缺少的管理手段。作为出口业务现行环节之一的国内外样品寄送，对企业出口业务的安全拓展十分重要。本文作者是国内一家大型外贸集团公司样宣部的经理，其所在的企业通过实行快件招标，一年里有效地为企业节约了大量的成本支出，而更有价值的是企业通过精细化的管理形成了一套高效而系统的工作方法。我们希望作者在快件管理工作实践中得到的这些亲身体会与经验，能为其他外贸企业提供参考。
　　在集团公司领导的直接参与下，公司快件招标小组根据“安全、快捷、方便、节省、服务”的竞标原则，通过近两个月的综合考察、筛选，选择了10家快件公司作为集团公司一年的快件合作伙伴，其中经营国内快件五家，国际快件五家。
　　为了保证快件招标工作的顺利实施，公司出台了一系列“有关加强寄送快件管理”的规定，使业务部门更加清楚各快件网络的优劣、强弱点，从而达成共识：根据商品特点，选择最经济的；根据快件重要性，选择最安全的；根据轻重缓急，选择最快捷的；根据需求，选择服务最佳的。
　　为了切实做到时效快捷，安全节省，服务到位，集团重申“快件工作实行统一管理，集中寄送，统一结算”办法，即“公司所有的对外寄样一律由样宣部统一办理，业务部自行选择本次竞标入选的合适网络寄样，快件费用的支付由样宣部审核确认”。
　　从2007年8月23日正式开始运行以来，招标的作用凸显，除了使业务部门更加清楚各快件网络的优劣、强弱点外，具体还表现在“费用的大幅度降低、操作的便捷规范、服务品质的全面提升”等几个方面，是管理出效益的结果。
　　快件费用全年下降97.51万元，包括有形费用下降73.08万元和可统计的无形费用节省的24.43万元。
　　有形费用下降，是指快件竞标前后，不同价格快件费用之间的差额部分。公司整体有形费用的降低，由竞标前全年426.39万元的快件费支出，降低为全年353.31万元，节省有形快件费73.08万元，全年快件费下降幅度17.14%，平均每月节省有形快件费6.09万元。
　　无形费用节省，是指通过招标小组时时推出的“推荐网络”、“温馨提示”、“加急不加价”等一系列举措，而产生的间接作用节省的费用。
　　首先，为业务员降低了出口成本。业务员在快件竞标前支出的快件费，是由快件公司收取的实际快件费、样宣部收取的5%包装材料费和操作手续费这两部分组成。竞标后，实际上节省了三部分费用的支出，第一，快件公司快件费用平均下降17.14%后所节省的费用；第二，免收的5%的操作手续费；第三，包装材料费全免（由快件公司免费提供）。快件费用的大幅度下降，每票快件平均节省了22%左右的费用，无形中增加了业务员出口商品的竞争能力。
　　无形的费用节省，还包括选择不收取燃油费的网络寄件所节省的费用和“推荐网络”、“温馨提示”所产生的效益。
　　招标后，大部分业务员已由招标前，选择收取燃油附加费的DHL或FEDEX网络寄件，改为不收燃油附加费的EMS/TNT、ZCE、OCS等网络寄件，即只要不选择DHL或FEDEX网络寄件，每票快件平均就可再节约19.31%的燃油附加费的费用，这还不包括两个快件公司本身存在的价格差额部分。
　　以公司寄美加地区快件为例,由业务员自选网络改为快件招标小组推荐的推荐网络寄件,快件费即可下降19.86%。
　　竞标后业务员自选网络寄件，快件费用支出在每月平均下降22%左右的基础上，又采纳了快件招标小组及时推出的“公司推荐网络”和“温馨提示”等一系列举措的建议，结果节省的快件费率就远远不止22%。
　　寄送日本快件，由自选的DHL改选ZCE，有形费用下降20.84%、36884元，而无形费用下降幅度就达52.08%；美国件由FEDEX改选EMS/TNT，有形费用下降23.18%、89918.38元，无形费用就节省了45158.48元。
　　以寄日本件、美加件为例，2007年8月23日~2008年8月22日一年期间，由业务员自选DHL、FEDEX网络与选择“公司推荐网络”ZCE网络、EMS/TNT寄送日本、美加的快件费比较，已节省的无形费用十分可观。（见表一、表二）
　　这些比较不仅停留在价格上，而且也已考虑了海关通关便利、及时派送、追踪查询等综合因素。
　　另外，在不影响物品包装牢固程度和运输的前提下，督促快件公司想法设法减轻纸箱克重数，从而达到节约一个续重价格的目的。以每天节省200元续重价格计算，一年就节约了5万元。
　　在客户不指定、时间不紧急的情况下，以节约为主，选择不计体积重量且不收燃油附加费的EMS/TNT网络的，以一年的快件量核算，网络不同，费用也可降低18.87%~22.18%不等。
　　总之，快件招标，费用大幅度降低，不但做到了“降价不降质”，而且服务品质也得到了全面提升。