国际货代怎样走信息化之路

在新形势下，如何用最低的成本、最快的方式来实现扩张战略与转型，是摆在众多国际货代企业面前的严峻问题。 
　　目前，国际货代企业采用比较多的是以联合办法实现扩张，具体的联合办法有以品牌或市场资源优势为主导的加盟连锁的方式、以资本为纽带的相互持股的方式、以共同商业利益为目的的协作或合作方式，通过这些合作方式，实现实体网络的扩张或纵向服务多元化。 
　　就目前的实际情况来看，这几种办法在很多国际货代企业中取得了一定的成效。但这种方式也存在很多难以解决的问题。 
　　横向联合实现的网络扩张，形成的联合体是松散型的，如何对这种联合体进行有效的管理和协调，从而实现服务的标准化和业务数据的共享，最终达到由松散联合体走向坚固联合体的目标，对于国际货代企业是一个重大问题。而纵向服务的扩张运作环节多，如何让各环节高效运作，同时又必须保障操作和服务标准化，从而有效减少各环节运做成本，实现商业利益最大化，对于国际货代企业也是一个重大问题。 
　　要解决上述问题，除了利益一致之外，主要取决于组织成员对实现组织目标和自身利益的认同程度。最基本的办法，就是提高信息共享程度，加大组织成员之间的信息交流，通过畅通的信息来实现目标一致、行动一致，也就是说，加快组织融合的关键因素是建立速度最快、成本最低的信息共享系统。 
　　建立这样的共享系统靠传统的电话、传真、会议信息沟通手段肯定是不行的，不但效率很低，而且成本很高。最好的办法就是借助于现代信息交换技术——互联网技术。通过加快建设一个有效的管理信息系统，来实现内部资源网络化运作、信息共享、标准化管理、降低运作成本，是国际货代企业提高组织认同度和组织凝聚力的一个最佳途径和办法，这样企业转型的时间最快，投资也最少。 
　　从国内外优秀国际货代企业的发展经验来看，信息化建设都是企业发展和转型的关键。 
　　这几年快速崛起的国际物流集团股份有限公司，就是新形势下国际货代企业采用新办法，快速实现企业转型的成功例子。　物流集团前身是国际货运，创立于１９９５年６月。多年来一直在东北地区发展，自从1999年开始，提出了“立足口岸、辐射内陆、拓展海外”的发展思路。公司在网络扩张时，借鉴了加盟连锁的商业模式，加快了其在全国乃至全球的网络布局。在短短３年时间里，已经在中国大陆、香港、韩国及美国等地，设有50多家分公司和办事处，初步实现了其网络化的布局。 
　　在开始进行网络化布局时，物流集团的领导层就充分认识到未来管理上的问题和难度，同步提出了用网络技术来支持快速扩张的战略设想。截至目前，国际物流集团已经实现了内部业务系统的全部联网，各分支机构都可以通过该业务系统，实现业务数据的自动传递和共享。　物流集团同时还建立了为客户服务的电子商务网站和咨讯服务网站。目前国际物流集团正在加快建设自己的内部办公自动化系统和财务系统，还包括一套多媒体的大型视频会议系统等，这些系统的建设，有力地支持了国际物流集团的快速扩张，不但大幅度降低了扩张成本，也确保了扩张的有效性。 
　　从其他大型物流公司，如宝供、环球捷运、飞驰等的发展经验来看，它们虽然各自有不同的发展特色和道路，但有一条是相同的，那就是企业发展的历程同时是信息系统不断建设和升级换代的过程。因此，从目前来看，加快企业信息系统建设，应该是国际货代企业发展的一个重要战略决策。　业务管理信息系统 
　　一个完整的信息交换系统包括很多部分，但其中的核心是业务管理信息系统，所以我们下面重点讨论一下，什么样的业务管理信息系统最适合国际货代企业发展需要。笔者认为，合适的管理系统必须具备这样几个条件： 
　　一、清晰的管理流程 
　　管理流程是企业为了规范管理业务作业而制定一个标准的操作流程。目前大部分中小型货运代理企业采用的是一人一票负责到底的业务管理机制，其最大的好处是业务关系简单，业务人员各自独立，可以根据完整的业务流程完成情况和实际利润情况，对业务人员进行管理和考核。但采用这种方式由于业务人员需要完成从揽货到订舱、报关等全部环节，造成工作不专业，各环节没有科学合理的分工，操作不标准，对内工作效率比较低，对外形象、标准、服务不统一，而且由于业务人员掌握业务各个环节，容易造成流动性大等问题。 
　　这种业务流程模式也被称为个体户联合的管理模式，适应于中小型的货运公司。比较规范的大中型国际货运公司的管理流程，一般采用流程化垂直分工的办法。这种管理流程是将国际货运业务按照各个环节性质的不同采取不同的岗位，专人负责的办法来进行管理和监控的，比如市场营销人员只管市场，操作人员只管订舱、单证处理，报关人员只管报关，费用处理人员只管费用，商务人员只管代理、合约等，这样公司部门划分明确，分工明确，操作专业化、标准化，在规模比较大的公司是必须采取的工作流程。 
　　好的国际货运管理软件系统，必须能够支持企业按照规范流程进行管理和业务处理，而且企业能够通过该系统的应用加强这种科学管理，促进管理水平和效率的提高，而目前国内绝大部分国际货运管理软件仅仅停留在单据打印和简单的费用录入、收付统计。这些软件系统不支持对公司管理流程进行清晰的定义，根本谈不上按照科学的流程协助企业加强管理，这样的软件系统当然也不可能促使国际货运代理企业高速发展。 
　　二、跨地域的管理能力 
　　国际货运企业在跨地域扩张过程中面临的最大问题，就是信息的共享和管理过程的监督控制，如果这两点做不好，一方面会使企业的运营成本上升，而且快速扩张失控会导致灾难性的后果。所以好的信息系统能够解决好如下两方面的问题： 
　　首先是跨地域的集团化管理。好的信息系统必须支持总公司作为信息中心来进行数据集中和数据分析，以支持总公司成为商务处理中心，决策分析中心。实现监控管理中心的职能，以保证企业的高速扩张在可以控制的范围之内，同时实现企业规模经营和集团化采购。 
　　其次是跨地域的数据交换。好的信息系统必须支持全网络内部的数据交换和信息共享，以便确保在系统内部的数据共享，以达到降低业务处理成本和提高效率的目的，如果达不到这一点，高速扩张就同样无法实现。 
　　要实现以上两点，需要解决两方面的问题，一是数据的集中与分发技术，二是系统内部必须按照货运企业的运行特点建立数据管理、共享规则和机制。 
　　集中与分发技术问题应该是比较容易解决的，互联网的出现为数据传输提供了很多传输方式，如ＥＤＩ技术、数据库同步技术、邮件打包传输、Ｗｅｂ数据集中等。国际货运代理企业要根据自身的行业特点选择合适的数据传送技术方式，就目前的国内网络环境来说，选择数据库同步传输是比较合适的，因为这种技术成本低，完全自动完成数据的分发和收集，而且数据传输也非常及时。 
　　当前出现了以Ｗｅｂ方式Ｂ／Ｓ结构来构建跨地域的管理信息。但这种Ｂ／Ｓ结构的系统对一些业务量大，操作处理频率高的公司来说，这种方式很难实现高效运作、方便处理的目的，而且复杂的统计分析功能也很难实现。 
　　三、电子商务服务能力 
　　高速的跨地域扩张要求企业具有为客户提供远程服务的能力，应该有一套良好的电子商务平台，通过平台，客户可以查询它的所有货运信息，实现客户货物跟踪，费用跟踪，单据跟踪。同时商务平台实现对客户零距离的业务咨询、寻价、网上业务委托等。 
　　另外，国外代理或收货人也通过平台来完成业务处理。通过现代Ｉｎｔｅｒｎｅｔ技术实现总公司、分支机构、客户、代理等的无缝连接。 
　　四、未来的延伸能力 
　　一个好的国际货运代理企业管理信息系统，应该能够从简单的进出口货运代理管理，延伸到其他各种物流环节的操作。这就要求信息系统具有延展能力，或者说这个软件服务商未来能够提供这种扩展，如果自身的软件系统或提供信息系统的软件供应商不能做到这一点，这个系统迟早会滞后于企业发展而被淘汰出局，最终的结果是所有的前期信息建设投资宣告失败。 
　　再回到我国国际货运代理企业来看，现在已有不少企业拥有一定网络或正在组建自己的网络，但绝大多数内部信息化建设非常落后，这就根本制约了企业的发展和转型。当务之急，是建立一个适合自己公司业务操作和快速发展模式的信息系统。　当然，任何企业引进一个适合的信息系统不是易事，因为这个信息系统对内必须涵盖企业的运作模式，企业的业务处理流程，企业的管理理念以及深层的企业文化等方面，而且信息系统组建的投资是长期的过程，投资成本也不低。所以，企业在引进信息系统时一定要选择专业的，有拓展性的信息系统软件，而且要有逐步融合、逐步改进和逐步完善的过程准备。 
　　一旦一个信息系统在企业中进行了良好的运作，不仅会让企业的管理和服务上一个大的台阶，而且更能加速企业的发展壮大，只有这样货代企业才能在激烈竞争的市场中立于不败之地。