基于信息系统的存货管理

在企业的日常管理中，特别是对于制造企业，企业通过存货的不断变化产生的增值来达到自身的增值，因而存货管理上一个优秀的解决方案将会对企业产生巨大的经济效益。采用信息系统进行存货管理时，可以充分发挥计算自动化和流程固化的优越性。 

    此处讨论的存货管理更多是从细化日常管理的角度，利用ERP等信息系统对存货进行管理，以便企业的各类存货能够得到更加准确的核算和账务管理。 

    存货的数量管理 
    存货的管理实践中，实现需要做到的是数量的管理，要能够分清不同的货品的数量变化情况。在存货的数量管理中也会涉及到配合其他管理方式而采取的对存货的细化管理，例如针对工程项目的工程物资方式管理、针对GMP等的批次管理，这些都是对存货管理的细化。 

    存货的数量管理也就是通常所说的基本物流管理，最基本的是能够对仓库出入库账务的清楚记录，以便产生相应的报表，例如库存月报表、库存日报表、库存收发台帐等。在实现了信息系统以后，仓库保管员将不再需要编制繁琐的报表，只需要每天将相关的入库和出库记录清楚，系统将会自动产生需要的报表。 

    在基本的数量管理基础上，配合仓库实物的管理等方面，对于仓库的存货按照不同的库位或者批次进行记录。库位可以看做是大的仓库中的一个小仓库，关于仓库和库位在各类管理系统中的叫法也存在一定的差异，如果了解了其中的原理，采用什么叫法都能够很好的理解。针对一些物料还可以采用不同的批次来加以区别，例如有些办公用品的品牌不同但是采用相同的物料编码，这个时候就可以采用批次来区分具体品牌，从而能够区分出各部门领用的实际应承担费用。 

    在信息系统中，仓库更多的是一种逻辑仓库，而不一定需要是一个实体仓库。可以从两方面来说明这个问题，一方面，可以将一个实体仓库存放地点作为系统中的一个仓库，也可以将仓库中的某一块区域作为一个仓库，或者将多个实体仓库作为系统中的一个仓库，也就是说可以结合库位管理来分割不同的仓库，理论上甚至可以挑选几个仓库中的几个区域来作为系统中的一个仓库，之所以这样说是因为仓库在系统中进行记录更多的是从账务处理的角度来进行区分，在实际的企业管理过程中还需要考虑保管职责的因素；另外一方面，系统中的有些仓库是为了系统处理的方便而设置，例如委托加工仓库、待检库等。 

    考虑生产计划的计算的需要，在信息系统中往往会将库存分割为有效库存和无效库存。所谓有效库存是指该部分库存可以为计划所用，是属于正常的产品或者材料；所谓无效库存是指该部分库存不可以为计划所用，一般是一些废品、计划外的材料等等。 


    存货的金额管理 
    存货除了数量上的管理，还存在着金额上的管理，也就是通常所说的存货核算或者成本核算，存货在财务的资产负债表中是作为一项重要的资产进行列示的。 

    存货在每次的入库和出库过程中都会伴随着相应的金额的变化，在基于本位币核算的情况下，存货的金额记录主要是标准成本的记录和实际成本的记录。对于标准成本，一般来说是一个相对稳定的成本，在一定周期，例如一年，变动一次，该成本由于其相对稳定性往往可以起到对比的作用，是一种管理控制使用的手段。标准成本的核算一般是依据标准的材料定额和工时定额等，结合材料的市场公允价进行核算出来的。对于实际成本，是指实际生产过程中发生的成本；对于采购的材料，是实际的购买价；而对于自制件，是实际领用的材料成本再加上应分配的工资和制造费用等计算得出的。 

    采购材料的实际成本是直接按照购入的成本来进行核算的，主要考虑的是在系统中处理运费等费用时如何处理，例如手续费、邮寄费等，这部分费用有时是随货物的发票一起到，有时是批量针对几批材料一起汇总开的，需要根据具体情况确定在系统中如何处理，如果是同步到达，可以直接汇总后同收货单进行核算，如果是稍后到达，可能前面的收货单已经被前面的发票结清，这个时候就需要确定是否通过下批材料进行核算，在软件支持的情况下，也可以将这部分费用直接归集到存货金额中，但是此种方式下需要特别关注流程控制，避免管理漏洞。在对费用类发票处理时还需要注意的是税率的不同，在中国大陆地区，劳务费的税率同普通的材料的税率是不同的。 

    自制件的实际成本核算的计算方法主要可以分为分步法和分批次两种方式，而简单的品种法可以看做是单批次单步骤的核算方式，这样更容易理解。在分步法的实际操作过程中，又有逐步结转分步法和平行结转分步法两种方式。在自制件的核算过程中，首先需要确定的是核算对象，其次是半成品的核算，再次是对于废品和副产品的核算。 
在信息系统上线的过程中，重点的是确定核算的原则，其他的一些工作都是交由系统来进行管理和控制，例如产品领用的材料系统会自动根据定额领料单进行归集，而计算过程更是简便。 

    在实际的核算过程中，还会存在分批核算的情况，例如价格波动导致各批的成本差异较大，每批加工条件不同导致成本差异较大等，分批核算在一些工程安装类型的企业应用较为广泛，这类企业往往每个产品都是根据企业要求定制，实际成本各不相同，而且是按照各工程项目进行损益核算的。 

    理论上，企业的存货都需要进行核算，且在财务账面上反应，但是实际业务中仍然需要有一部分存货的管理不需要通过财务账进行反应，另外有一部分是在信息系统上线后不再需要通过财务账进行反应以后也可以进行很好的管理，例如暂存需要退回的一些材料、借用的材料等。 

    存货核算时还需要注意的是财务总账中各子科目同存货管理中的各类物资的对应关系，这也是财务总账和库存明细账对账的一个重要依据。在信息系统上线过程中需要建立起《存货财务科目对账表》，明确对应关系，作为存货金额变化时的记账依据。

    存货管理的控制职能 
    在实际的信息系统管理中，仓库的管理往往担当着一定的材料定额控制者的角色。企业的定额控制对企业的材料损耗情况有着举足轻重的地位，曾经有一个企业在搬迁时发现车间后面的池塘全是丢弃的零件，原来工人为了逃避工废引起的考核而直接将不合格的零件丢弃，因为没有很好的定额控制手段，该问题没有被公司的管理者们及时发现和解决。在信息系统实施过程中，仓库保管员严格按照系统中提交的通知单来进行收货和发货，配合前面的通知单定额的控制，这样就可以达到定额管理控制的目的。

    举个例子来说，开《生产领料通知单》时，系统严格按照物料清单中的定额，只允许在不高于物料清单规定的数量要求的情况下开领料通知单，超出部分必须开《超额领料通知单》，而超额领料通知单必须经过相关责任人进行审批。针对定额控制这个问题，在信息系统实施后可以通过以下的逻辑来具体实现：（1）严格控制标准BOM的管理，特别是更改流程，该部分更多的是从制度上来保障；（2）通过生产订单中的数量和标准的BOM确定生产订单的物料清单，也就是该生产订单可以且需要领用的材料情况；（3）开《生产领料通知单》严格依照生产订单，并且系统自动对生产订单的可领用数量进行扣减；（4）对于超额部分必须根据生产订单开《超额领料通知单》，《超额领料通知单》必须经过相关人员的审核才能到仓库办理领用；（5）仓库严格按照通知单的数量进行发料；（6）定期对生产订单进行盘查，针对拖期的生产订单进行核查；（7）定期对生产订单的用料情况进行分析，特别是超额用料情况。通过以上这种方式可以有效的控制物料领用的定额管理，如果企业对车间作业流程进行了管理，也就是说细化到工序进行了管理，可以结合计件工资考核和工序流转来实现更加严密的控制。通过系统来进行这方面的管理，可以减少管理过程中的一些人情因素。 

    在实际的存货管理过程中，利用信息系统的优势，可以得出更为准确的积压物资的管理，同时可以利用信息系统实现先进先出的管理控制，在一般的信息系统中都可以实现此类控制。 

    后记 
    在信息系统的管理方式下，利用信息系统自身的优点，可以实现各种管理目的的分析功能，产生各种不同角度的存货报表，同时这些报表都是可以实时产生的。 
不论是采用信息系统的方式还是使用手工账进行管理，在成本效益原则的前提下，都是为了达到存货管理更加准确。信息系统能够实现的一些管理的优势在于其计算的自动化和流程的固化，从而达到提高效率、加强控制的作用。