ERP实务：业务流程评述之采购核价

价格对于采购部门来说，是一个很敏感的信息。而采购价格的管理，是采购经理日常工作中很重要的一项工作。那采购经理如何借助ERP工具，来管理好这项工作呢?且听我细细道来。 
　　下面一张流程图，是我一个客户的采购核价流程。别看只是这么简单的一张流程图，其包含了很丰富的内容。

　　第一步：采购核价需求的来源。
　　一般来说，都是采购部门自己提出核价的需求。这里要注意的是，核价的频率问题。有些企业规定，根据市场原材料价格的变化，可能需要一个季度、甚至一个月跟供应商核对一次价格。这个价格在一定时期内，如一个月或者一个季度内是稳定的，在这个周期内，发生的采购都是以这个价格为基础进行采购。这是现在很多企业所采用的采购核价机制。另外一种情况，就是一些新产品的核价。有些产品可能企业以前没有采购过，这次是第一次采购，需要跟供应商核价。此时，也会触发这个核价的需求。
　　针对这种情况，一般ERP产品也提供了类似的处理机制。
　　如ERP可以根据产品的类别，如钳子类，生成核价需求。如此的话，员工不用一个个去生成核价需求，而根据类别去生成。这无疑工作效率会高的多。
　　第二步：核价单模板的建立。
　　如何才能提高核价的效率呢?特别是在按时间材料成批核价的时候。若一个个去核价的话，那么会占用很多员工的时间，而且，还容易遗漏。所以，我们一直在寻找一个简单、快速、且准确的核价方法。现在ERP系统就是通过一个询价模板来完成这个需求的。
　　我们在ERP系统期初设置的时候，或者在询价作业开始之前，可以先设置一个询价模板。这个模板的话，就像一个询问单一样，用户看到这些资料，就可以确定价格。一般在询价模板需要包含以下内容。
　　1、需要核价的产品以及具体的规格参数等等。若是新产品的核价，这些内容要描述清楚，否则的话，供应商不知道到底要买什么东西。若以前采购过的材料，那么这里可以简化一下，只包含两部分内容，一是我公司的产品编码，另外一个就是供应商的产品编码。这两个信息一般在产品基本信息处都会包含，询价单可以直接从产品基本信息表中取得这些数据。
2、是否含税信息。供应商的报价中，是否包含增殖税，这对于最终的采购价格有直接的影响。所以，为了供应商报的价格尽量的准确，要在采购核价模板中指明供应商报的价格是否包含增殖税。现在很多企业的操作习惯都是采购价格中包含了增值税的因素。如此的话，采购员就不用关心什么税不税的问题。不过具体情况，企业需要具体的对待。不过为了最终管理的方便，有一个建议，我要提一下。就是无论在采购价格中是否含税，最好的习惯是要统一。也就是说，要么所有的采购材料中都包含税，要么都不包含。不要部分材料包括，部分材料又包含税。如此的话，管理起来会很不方便，比较容易出错。而且这个出错的话，很难查出原因。如有一次，我一个客户两个月的产品成本差异很大，不知道是什么原因。我帮他们查了一下，刚开始还以为是他们材料领用上的错误。后来花了一番周折，才发现就是核价的时候这个税的问题所造成的。以前他们采购员在核价的时候都用的是含税的价格，没想到这个月初他们核价的时候，某个类别的材料，在核价模板上显示的是不含税的价格，此时，供应商就按不含税的价格报。结果，在系统中，也按不含税的价格输入，但是，在成本计算的时候，确是按照含税价格来处理。如此成本价格当然有差异了。
　　3、送货方式。是供应商送货上门呢还是公司自己去提货?这当然也是影响采购价格的一个因素。按照现在很多企业的做法，采购价格种已经包含了运费。也就是说，是供应商送货上门的。这对于企业员工来说，管理起来相对方便一点。
　　4、其他一些影响价格的因素。如采购批量、付款条件、质量要求等等也会影响到采购价格中。这些因素在核价模板中都要体现出来。
　　核价模板制作好以后，我们到了需要核价的时候，我们只要根据这些核价信息，按原材料的种类或者按供应商信息把需要核价的材料导成EXCLE表中。然后发给供应商，让供应商在单价处填好相关的价格信息。然后我们只要把这份EXCLE表直接导入到系统中，就可以非常方便的完成核价的工作。不需要手工的输入一张张的核价单。
　　作者提醒：
　　为了提高利用核价模板进行核价作业的准确性，作者这里提一些比较实用的建议。
　　1、对EXCLE表进行一些限制。为了防止供应商不小心更改了EXCLE表中不应该更改的信息，如产品编号等等，从而导致导入错误，我们最好在EXCLE表中加一些限制的条件。如我们可以限制，供应商只能修改价格列的内容，而对于其他信息，如产品编号、送货方式等等，都是只读。如此的话，我们在收到他们的回单的时候，就能够保障EXCLE表格原由格式、信息的准确性，就能够把这些信息准确的导入到ERP系统中去。
　　2、让供应商如何回复呢?是直接在EXCLE表回复呢还是书面的回复。我的建议是，不管是否需要纸面回复，电子档的EXCLE表格必须要提供。如此的话，就可以省去用户输入的麻烦。这就好象我们去银行发工资，要提供打印的加盖公司公章的工资表，这个具有法律效力;同时也要提供一份电子档的工资表，以方便银行工作人员发工资。我们在让供应商回复核价信息的时候，也可以采取这种方法。
　　3、什么时候导入核价单?按照系统的设计原理，一般是在收到供应商的核价回复的时候，就要把资料导入系统中去，然后再把系统里的核价单打印出来，让相关人员签字审核。但是，这明显比较麻烦，若相关人员不同意最新的价格的话，还需要进行重复的工作。为此，我有的客户是这么处理的。在收到客户的核价回复的时候，先不导入到ERP系统中。而是拿着这份资料，可以打印出来，先给相关人员签字确认。因为这份资料中，有上次的采购价格，也有最新的价格，所以，无论是采购经理还是成本会计，在审核时，有了比较。等到他们对这份资料确认表示同意这个价格之后，再把这份核价表导入到ERP系统中去。然后直接在系统中审核，把审核后的价格表发送给各个相关人员进行存档即可。这么处理的话，就可以省去因为价格不能得到相关人员认可而对于系统的很多重复性工作。这无疑也是提高核价工作效率的一个好方法。
　　第三步：单个产品的核价。
　　我们第二步利用核价模板进行核价，比较适合大批量产品的核价。若用在单个产品核价上，就有点小脚穿大鞋的味道了。所以，对于单个产品的核价，我是不建议企业使用价格表模板的，而是采用通常的方法。
　　在对于单个产品的核价的时候，在ERP系统有一个比较细的控制，需要强调一下。有的企业为了加强采购管理，对于产品报价时，要求至少有三家供应商以上的报价，才可以。这个制度的话，也可以在ERP系统中进行强硬的控制。我们可以在系统设置处，设置同一个产品必须有三家以上供应商进行报价时，核价单才能审核。同时，还可以对控制的权限，进行具体的划分。当没有三家供应商进行报价时，在审核核价单时只是提示警告信息、核价单仍然可以强制审核;还是严格限制没有达到规定的供应商数量时不能审核。这可以根据企业的事情情况进行判断与设置。
再者，在ERP系统中也能够实现分级审核的功能。也就是说，根据上面的流程图，我们可以看到，核价单要先经过采购经理审核，然后再通过成本会计审核，这个最新的价格才会生效，在新的采购单中才会采用这个价格。否则的话，核价单中的价格是无效的，不会被最终采用，即使核价单采购经理已经审核过。具体要几个级别的审核，该核价单才能够生效，用户可以根据自己的需要进行设置。现在的ERP系统，支持三个级别的审核。若超过这个级别数的话，需要通过二次开发来完成了。不过，三个级别基本上已经可以满足企业的需求了。我遇到的客户，一般都两个级别就够了。