谁侵蚀了ERP项目的奶酪？

高楼大厦要不倒，要靠扎实的地基。ERP项目要取得好的成果，也靠的是在项目实施过程中的塌塌实实的工作。但是，笔者在项目实施的过程中发现，用户总有一些不好的偷懒习惯，在侵蚀ERP项目本来可以享受的奶酪。就是因为他们的这些偷懒行为，使得奶酪的产量与质量打了折扣。下面我把这些行为一一列举出来，给大家提个警钟。 

　　一、 沿用原有的不合理的编码体系。 

　　我负责的大部分客户，在实施ERP项目之前，基本上都有了信息化管理的基础。至少，在产品资料管理上，都有电子档的产品信息。而且，有些客户的话，已经上了进销存管理系统或者产品管理系统。所以，在之前，基本上已经有了一套编码原则。但是，说实话，这套编码原则，基本上不能符合ERP的编码要求，编制的不是很科学。 

　　如我有一个客户，其原由的产品物料编码规则，在产品编码中加入了很多信息。如物料的颜色、规格、尺寸，甚至其对应的客户或者供应商信息等等，都加入了进去。这对于以前单一的进销存系统或者产品管理系统可能是行的通的，但是，在ERP系统中的话，若如此编码的话，那后续操作会很麻烦。如现在有一个物料A，因为供应商的不同，客户利用两个编码PFH01A与PFHO2A来表示这个产品。但是，这个材料的话，除了供应商不同，其他都一样，也就是说，在一个产品生产过程中，即可以利用PFH01A这个材料也可以利用PFH02A这个材料。若现在按照这个编码的话，则在ERP后续操作中，会遇到很多麻烦的事情。如在物料清单处，是利用PFH01A呢，还是PFH02A呢;如在领料或者做生产计划与采购计划的时候，用哪个编号的材料呢?其实，这么编码的话，已经违反了一个物料编码的基本原则，一物一码的原则。但是，在项目实施的过程中，客户不听从我们重新编码的建议。因为他们在以前的系统中利用的不错，而且，在以前编码的时候，也花了他们不少的时间与精力。他们不想放弃以前辛苦积累下的工作成果。后来没办法，我只要花了不少的时间，按他们的意思把基本信息输入进去。然后，我通过系统的模拟操作，像他们演示如此编码的话，会给后续操作所带来的麻烦。费了我不少的口舌，才说服了他们，放弃原有的编码原则。 

　　这个客户还算好，最后还是听从了我的建议。我认识一家企业，其也有类似的情况。但是在项目实施的过程中，实施顾问不能说服他们放弃原有的编码。最后，在这家企业的坚持下，仍然采用了原先的编码。在系统培训的时候，企业才发现，按原先的编码行不通。不得不进行返工。如此的话，浪费了大量的时间。 

　　虽然说，对物料进行重新编码需要比较多的时间与精力投入，但是，为了ERP项目最后的成功，我们在物料编码的时候，还是不能够偷懒。要从长远出发，从保障ERP项目实施效果出发，不贪图项目的进度，脚踏实地的作好物料编码工作。不要因小失大，因为物料编码的原因，而让这个偷懒的行为，侵蚀了ERP项目的奶酪。 

　　二、 没有预先成立项目稽核小组，项目效果好坏没有人监督。 

　　我在实施项目的时候，发现有些企业不愿意成立专门的项目稽核小组，来全程监督ERP项目的实施工作。中国有位名人说过一句至理名言，没有监督的权利会导致腐败。其实，ERP项目也是如此。没有监督的ERP项目，很可能最终的结果是个烂尾楼项目，或者项目的最终结果跟预计的设想相差甚远。 

　　在ERP项目实施的过程中，要为ERP项目设立稽核小组。为什么呢? 

　　一是稽核小组可以监督项目的进度。我们都知道，ERP项目是一个时间跨度比较长的信息化项目。稍微上点规模的ERP项目，其基本的周期都在一年左右。同时，因为在这个中间可能会发生各种各样的意外情况，所以，如何保障项目在预定的时间内完成，这是一个比较困难的目标。若在项目实施的过程中缺乏监督的话，则最后项目小组成员，包括我们实施顾问，会找各种理由为项目的延迟找借口。这无疑对于企业来说是不利的。 

　　二是稽核小组可以监督项目的成本支出。现在集团型的ERP项目，其实施成本一般都在500万左右，高一点的甚至上千万也不见。所以，这笔支出，就算再财大气粗的企业，也是一笔不小的支出。这么大的项目支出，难道不应该有人来专门稽核这个支出吗?在专门的稽核小组的监督下，这个项目资金才能够保证用在刀刃上。其实，我在项目的实施过程中，也发现有些企业的项目负责人，会挪用这个项目资金，甚至把它捞进自己的腰包。所以，稽核小组进行对项目资金用户的资金，不仅仅是对企业负责，对我们实施顾问来说，也是一个保障，能够把增进落到实处。最后结算下来，项目成本才可能不会超支。 

　　三是稽核小组可以对项目的任务进行监督。我们实施顾问，对于企业来手，毕竟是外人，不能干涉企业的内政。所以，我们分配给项目小组的工作任务，该谁来监督呢?这也只有企业自己的稽核小组来监督。一方面，我们没有这个权利，当项目小组没有按时完成工作进行惩罚，也没有权利当项目小时超额完成工作任务时进行奖励;另一方面，我们也确实抽不出身去监督项目小组的没项任务，我们一般只对项目小组的工作成果负责。所以，由企业自己的稽核小组出面，对项目小组的工作进行监督，是合理的，也是必要的。人没有监督很容易偷懒，企业项目小组是如此，我们实施顾问也是如此。 

　　在项目稽核小组的建立上，企业不能偷懒。不要因为这个，而最终尝到的是腐败的奶酪，那多不值。 
三、 原有基础资料一成不变的导入。 

　　在项目实施过程中，企业还会经常偷懒的一项工作就是把原由基础资料一成不变的导入。企业在实施ERP项目之前，可能已经导入了进销存管理系统或者产品管理系统，已经有了一些基本资料。但是，这些基本资料，可能存在一些问题。 

　　一是这些基础资料可能很多都过时了。如我有一家客户，其在部署ERP项目之前，已经有了一个IMS系统，类似与一个进销存的系统，是企业自己开发的一个管理系统。在这个系统中有将近2000个成品信息与10000个材料信息。这是企业近五年资料的总结。这些资料都在用吗?我表示怀疑。后来经过企业相关部门的核对，整理，发现真正在用的成品与材料信息，只有20%左右。也就是说，其余80%的资料，在近两年中都没有用到。在这种情况下，把原由系统中的基本资料，若一成不变的导入进去的话，那么，ERP系统中，垃圾资料太多，必然会影响ERP项目运行的最终效果。 

　　二是这些基础资料信息不全。在ERP系统中，我们应该预先定义好产品资料的基本格式。如成品信息中，哪些字段内容是必须的，哪些是可有可无的;在原材料信息中，一些字段的书写顺序，如规格字段，是按照颜色、认证、尺寸、材料性质的顺序写呢，还是应该按照材料性质、尺寸、认证、颜色的顺序写呢，如果规格中的某项内容缺失，我们是用NULL字段标明呢，还是直接略过(我建议若规格定义中有某个具体的参数没有具体定义时，用NULL等字段标明，这有利于后续的核对。)等等。但是，在大部分企业原先的基础资料中，没有这么严格的管理。所以，他们的基础资料有些信息都是不全的，如要么产品的规格字段参数顺序混乱，要么就是产品编码大小写不严格，要么就是应该注明的内容没有填写完整，等等。正是因为原先基础资料没有严格按照规定书写(可能根本没有规定)，所以，这些基础资料的质量是不高的。把这些不好的原材料放入到ERP系统中去，能够让其产出优质的奶酪吗?当然不能。 

　　当然也不是说原先的基本资料不能用，而是说要先整理、核对原先的基本资料。让其符合我们预先定义的标准后，基本资料才能够导入进去。你可以省点力，不通过输入而通过导入的手段，进行基本资料的导入工作;但是，在导入之前，请务必要核对基本资料的准确性与完整性，同时要核对基本资料的有效性。不要把一些垃圾信息导入到我们的ERP系统中去。不然的话，会影响ERP系统产出奶酪的质量。要切记，ERP系统的基本资料就好象草一样，草原不好的话，那产出来的奶的质量就得不到保障。