加强现代物流业务中的风险管理

□ 冀中能源国际物流集团有限公司 王建军
    现代物流是一项系统工程，是将供应、采购、生产制造、批发零售，直到消费之前各环节集成一个系统，强调系统的协调性和环节间的配套服务。
    现代物流不再是传统物流业务的简单位移，不仅是拥有仓储、交通运输工具等基本条件，延伸了一些新的业务，如：采购外包、销售外包、物流金融等增值服务。现代物流主要风险依次是资金风险、合同风险、税务风险等。应该从以下方面重点加以控制：
    一、慎重选择合作对象
    物流公司在选取上、下游企业时，一定要在源头控制好购销单位，宁缺勿滥。选取合作单位的成败，关系到公司资金的安全；关系到公司业务的真伪；是风险防范的第一关，也是最为关键的环节。有句话说得好：“圈子对了，事儿就成了”。所以在考察购销合作单位时不能过于强调效率，要看效果。考察时不能走过场，不能流于形式。要认真调查合作单位的资信情况、辨明业务真伪，多用怀疑的态度去看待合作单位提供的信息，多问几个为什么？多方面去验证。跟踪调查不可少，经过事前的考察，公司资金付出后，随着时间的推移，市场会发生变化，合作单位的实力也在发生变化，对合作单位要定期跟踪调查。坚持“国家限制的项目不合作、有重大债务的单位不合作、不讲诚信的单位不合作、有不良记录的单位不合作、无实力的单位不合作、无发展前景的单位不合作”原则。考察具体步骤和内容如下：（一）成立联合考察组织。由公司主管领导、法律、业务、财务、审计人员组成联合考察小组，到有合作意向的单位进行实地考察。（二）考察人员既要有分工，又要协作。考察人员应勤勉尽责，保持应有的谨慎性原则，根据工作需要选取必要的审核程序，以保证考察工作的全面性、重要性。（三）法律部门调查了解上、下游公司基本情况。（四）业务部门调查关注公司所处的行业，该行业的发展前景及趋势。（五）财务、审计部门调查企业年生产能力以及市场占有率等情况。（六）形成考察结论。法律、业务、财务、审计部门考察人员要信息共享、相互沟通，形成比较全面的信息。根据考察工作写出尽职调查工作报告，做出物流公司是否介入供应链的结论。
    尽职调查报告至少包括以下内容：公司基本情况、近三年经营情况、主要经营模式（主要供应商和客户）、对合作有影响的事项、结论等。如结论是可行的，还要对合作前景、合作方式进行阐述。
    二、加强资金管理
    采购外包、销售外包、物流金融为现代物流企业提供了增值服务，由于涉及资金额较大，所以资金风险是现代物流企业最大的风险。近年来，“跑路”老板不断出现，所以资金容不得半点儿马虎，必须要提高警惕。（一）要选择行业和客户。多掌握信息，做到耳聪目明，严密监督资金的使用。要时刻关注资金到哪里了，做什么用的，什么时候能够回来。资金到哪里，监管就要跟到哪里，必要时要与对方建立共管资金账户。（二）实施大客户战略。通过筛选梳理客户，进行结构调整，确立一批战略联盟客户，要与强者为伍，所谓强者是有一定经济实力的单位，能够顺应经济社会潮流，合法经营，把握住机遇，防控风险，在行业内有一定的话语权。我们的工作目标是：建立一批较强的战略合作伙伴，做到少而精，这有助于降低监管成本，做到事半功倍，腾出精力做更大的事业。
    (三)预付和赊销货款前的抵押和担保。在考察合格的客户中，能够提供实物抵押，或有实力的企业对其进行担保的情况下，公司才能预付和赊销货款。为分散经营资金风险，对同一客户或者其实际控制的关联方，预付和赊销货款实行封顶制度，同一个篮子里不能放太多的“鸡蛋”。（四）统筹安排使用资金。物流业务人员预付款项时，应结合财务部门意见，条件允许的情况下，科学安排预付款项，保证银行借款到期按时归还、银行承兑汇票到期解付，防止资金链条断裂，导致违约的风险。（五）定期清理预付和赊销款项。无论该单位下年是否继续合作，每年末要将预付和赊销款项收回，一是保证公司资金的安全性，二是对合作单位进行实力测试，淘汰有不良迹象的合作单位。对不能按期收回的，要跟踪资金的去向，确保资金的安全性。（六）银行承兑汇票的管理。对于收到的银行承兑汇票，首先要核实真伪，查验票面信息，避免购销单位使用虚假的承兑汇票。其次审查背书是否连续，背书单位填写名称的内容必须与客户印鉴章一致。同时还要注意，即承兑汇票的最后一个背书单位应与购货单位一致，以免引起不必要的经济纠纷，影响公司利益。（七）应收账款管理。物流业务的客户源广、涉及资金数额大，确保企业资金安全运作，应收账款的管理是企业风险防范的重要内容之一，建立岗位问责制，把坏账风险降到最低。形成应收账款月度报告制度。财务部门每月8日前将上月的应收账款情况报公司主管领导。对到期应收账款，书面通知业务部门，由业务部门负责催收，期限最长不能超过两个月。
    三、规范合同的签订和管理
    业务部门为合同承办部门。负责职责范围内经济业务的协商、拟定经济合同，法律部门把关、复核合同的严密性，关注细节，细节决定成败，单位对外签订合同必须经过法律部门审核。（一）规范业务人员的代理行为
    代表合作企业（上下游厂商）与公司进行业务往来的业务人员、代理人员，如果未提供相关企业的授权委托书，可能发生代理行为因代理人无权代理而对被代理人不生效的风险。甚至会发生，业务人员、代理人员为谋私利进行无权代理、超越代理权限代理等违法代理的情形。因此，为防止上述情况的发生，在业务往来中，应当规范业务往来企业业务人员、代理人员等相关人员的代理行为，保证任何代理行为均要求相关企业出具代理人信息完整、代理权限及期限明确的授权委托书。（二）避免合作企业之间相互担保
    避免合作企业之间相互担保的情况发生，该情形使得担保措施的作用有所降低，相对加大了资金风险。因此，应当尽量避免合作企业之间相互担保情形的出现，以保证担保措施的效用能够最大程度的发挥。（三）采取更为有效的担保方式
    为有效的防范风险，合作时要求对方提供担保，并且尽量选择有效的、能够实现我方债权的担保方式。如：选择有实力的生产型企业或拥有固定资产（土地、房产）的公司作保证人；选择动产抵押、权利质押时，要考虑产权是否明晰。（四）法律事务机构作为合同管理部门
    实行“统一归口、分级管理、分工负责”的原则进行合同管理。合同管理部门和承办部门应当各负其责，相互配合，保证合同业务目的顺利实现。
    四、防范税务风险
    2012年6月，石家庄市公安局侦办的井陉县博渠煤炭经销有限公司涉嫌虚开增值税专用发票案，该公司在无业务往来的情况下，向唐山市丰润区海江工贸有限公司开具增值税专用发票538张，金额3536万元，税额601万元。
    2010~2012年2月期间，中石油潍坊分公司业务员刘某，利用职务之便，将不需要发票的用户零星购油金额，累计开给没有购油的单位，虚开增值税专用发票1.2亿余元。
    2010年由国家公安部和国家税务总局督办的银辉金银有限公司，在这起案件中，购买虚假增值税发票的企业多集中在煤炭行业，遍布深圳、辽宁、天津、山西、河北、广东、河南、山东、陕西、上海、江西、江苏、福建等十多个省市。
    以上三个案例，违犯了《中华人民共和国发票管理办法》。从事现代物流业务，如果没有严密的考察上下游客户、考察供应链，被不良客户蒙蔽在鼓里，接受或者开具了没有业务的发票，会给企业带来较大的经济损失和负面影响。经济业务不得出现下列五种行为：将自有货物、购进货物售出再购回；购进货物与售出货物在未进行加工的情况下品种、规格不一致；与对方单位直接对开发票；采购时发货单位与收款单位不一致；销售时付款单位与收货单位不一致。从以下几点加以防范：（一）物流要素齐全。物流、票据自上游企业经过物流企业传递到下游企业，资金流自下游企业经过物流企业到上游企业。（二）索取并妥善保管证明资料。除接收和开具增值税发票外，业务部门必须向上下游客户索取与货物相关的磅单、出库单、运费、验收单、化验单等证明，并妥善保管，以备查验。（三）与合作单位定期召开座谈会。针对当期出现的新情况交换意见和看法。提请合作单位提高税收风险的意识，多学勤学，做到警钟常鸣。（四）严格按照《中华人民共和国发票管理办法》开具和接受发票。防止接受虚假发票；发票内容（品名或数量）和实物不一致；存根联与发票联、抵扣联不一致，即“鸳鸯票”。
    五、建立客户管理系统（一）客户资信评级。通过考察客户的资产及赢利状况，划分为A、B、C三级。
    A级客户是优质客户，无需抵押和担保。如：信誉好的大型国有企业、优质上市公司。
    B级客户是信誉较好，具备一定规模的企业，以自有资产或规模相当的企业用自有资产（限于土地、房产、机器设备变现能力较强的资产）作为抵押，抵押资产价值的70%应大于或等于物流公司支付的预付或赊销款项。
    C级客户是不具备A级、B级客户条件的，不予预付或赊销货款。（二）定期抽查，确保经济业务的真实性。对于采用直接将货物由起点运送到终点的运输方式，业务部门要派专人定期抽查。根据工作效率的需求，沿发票流、实物流可自上而下，顺藤摸瓜，顺流调查。也可自下而上，逆向调查。（三）定期回访合作单位。业务部门要定期对合作单位进行回访，及时掌握对方的生产经营、财务状况。（四）完善客户信息系统。建立客户信用管理系统，并定期更新信息数据，为下一步开展物流提供支持，与强者为伍，稳中求进。（本文有删节）