价格控制需采购人与采购中心紧密配合

  
阳光采购应把好三关
三大环节影响采购效率
　　
政府采购是一项系统工程，其主要流程包括立项、落实采购资金、拟订采购需求、网上申报计划、计划审批、采购实施、签订合同、履约验收、合同款支付等，这些环节或多或少都会对政府采购效率产生影响。政府采购中心作为具体组织实施政府采购活动的集中采购机构，其实只在采购实施这个环节对效率产生影响，在此环节，影响政府采购效率的因素主要有采购文件编制、公告时限及其他不确定因素等。在这三个因素中，只有采购文件编制是可以控制的；公告时限是法定的，不可逾越；不确定因素是不以主观意志为转移的。
　　
根据需求编制采购文件
　　
政府采购的需求全部体现在采购文件中，采购文件是采购活动的唯一依据。政府采购中心在编制采购文件时，是根据采购单位提出的需求进行的，如果提出的需求细致、详尽，编制采购文件所需时间则较短，一般情况下2至3个工作日即可完成；如果提出的需求很粗略，采购中心必须与采购单位充分沟通，只有在弄清需求的前提下才能编制采购文件，在这种情况下，编制采购文件所需时间则较长。工程项目，需要具有工程造价资格的中介机构编制工程量清单，一些技术复杂的项目，有可能还需要邀请相关专家进行论证等，这些工作的完成均需要一定的时间予以保证。
　　
公告环节法定时限不能改
　　
根据政府采购法律法规的规定，采购公告必须在法定媒体上发布，而且不同的采购方式，公告时间也不尽相同。采取公开招标方式采购的，从招标文件发出之日起至投标截止时点其法定时限不少于20日；采取竞争性谈判方式采购的，从谈判文件发出之日起至规定的谈判开始时间，一般项目不得少于5日，大型或技术复杂项目不得少于10日，其中工作日均不得少于3日。上述时限规定不能满足采购单位紧急需要，需缩短采购信息公告时限的，应在采购信息发布前获得市财政局批准；采取询价方式采购的，从询价文件发出之日起到供应商开始报价，一般不少于3日。
　　
其他不确定因素多
　　
主要是采购文件编制是否合理，是否存在倾向性和歧视性条款，是否损害了供应商的权益，等等。政府采购法规定，供应商认为采购文件使自己的权益受到损害的，可以在知道或者应该知道其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向采购人或采购中心提出质疑，采购人或采购中心应当在收到供应商的书面质疑后七个工作日内作出答复。如果质疑成立，就有可能修改采购文件，具体采购时点自然顺延。
　　
采取公开招标方式采购的，自修改后的招标文件发出之日起顺延不少于15天后方能开标。
　　
编好采购文件
　　
综上所述，影响政府采购效率的三个因素中，公告时限属于“高压线”，绝对不能碰，少一天都属于违法行为，即使采购了，结果也是无效的。提高政府采购效率只能在压缩编制采购文件时间和消除其他不确定因素上做文章。为此，我们建议采购单位及早申报采购计划，及时确认采购需求，一些技术复杂的项目可以邀请相关专家进行论证，听取多方面的意见和建议，尽可能在采购活动开始前做好完善采购方案等准备工作。同时，可以在申报计划前就咨询政府采购中心，让采购中心提前介入，便于采购中心详细了解采购需求，并从法律的角度和操作层面上提出建议，以免因采购文件可能存在倾向性和歧视性条款而引起供应商质疑从而延长采购时间和影响采购效率，在条件允许的情况下，还可以预先把采购文件编制完毕，一旦计划审批通过后，立即投入采购。
　　
此外，为了提高采购效率，南京市对部分通用且采购频繁的产品实行协议供货，一些服务类项目实行定点采购，采购单位申报的计划一经批准即可自行实施采购。
价格控制需采购人与采购中心紧密配合
　　
协议供货和定点采购以手续便捷、中间环节少、效率高颇受政府采购当事人的好评。如果不搞协议供货和定点采购，一个项目一个项目地逐一实施招标采购，不仅难以满足采购单位在采购时间上的要求，也是不经济和低效率的。我们经常听到一些采购单位反映项目很急，需要紧急采购，巴不得明天就能到货。殊不知，政府采购是有严格的程序和法定的时间要求的，并不是采购中心拿个支票满街跑，立马就能把东西扛回家。另外，政府采购是不能指定品牌和特定供应商的，因此，通过政府集中采购的结果，有时也会采购到并非是采购人主观上想要的品牌，有时新采购的产品也难以保证与原有项目的一致性，这些不确定因素采购人应当予以充分考虑。
　　
价高原因分析
　　
协议供货和定点采购，虽然较好地解决了效率问题，但是，我们经常听到一些采购单位抱怨价格不优惠，有的甚至还高于自己在市场上了解到的价格。出现这种情况主要有以下几个原因：
　　
一是协议供货和定点采购是一次招标，在协议供货和定点采购有效期内分期购买，际上是“静态招标、动态采购”，从价格上来讲，政府采购中心在招标的那一时刻是静态的，价格是比较优惠的，而采购单位在整个协议供货和定点采购有效期内实施采购是动态的，招标时确定的价格在那个时点或许是合理的，但随着时间的推移和市场价格的变化，就会感到价格偏高。
　　
二是通常情况下，IT产品价格总体趋势是逐步走低，而有的供应商却没有“随行就市”对中标产品进行调价。
　　
三是政府采购的服务要求高，基本上都是要求供应商提供免费送货上门、免费安装调试和免费上门维修等服务，事实上，供应商提供的这些服务是需要成本的，这种高要求的服务，可能导致政府采购的价格高于个人采购价格。
　　
四是政府采购是“赊账”采购，有比较长的账期。一般情况下，采购单位最早在验收合格后五个工作日内，才能通过国库集中支付将货款通过银行转账支付给供应商。“赊账”采购与现款现货交易相比，资金的时间价值也会在价格上有所体现。
　　
五是由于各供应商的进货渠道不同、经营成本不同，其销售价格也不同。
　　
六是个别采购单位对协议供货产品价格存在理解上的误区。政府采购中心网站公布的协议供货价格是政府采购的最高限价，并非政府采购执行价格，采购单位实际采购时的成交价格只要不超过最高限价，均是合理和正常的。
　　
另外，不同配置、不同商务条件的价格也不同。尤其像计算机这类产品，即使是同一品牌、相同配置的商用机和家用机，所用元器件的品质、生产工艺、性能、服务和质保年限等因素也会有差别，这也会最终反映到价格上来。
　　
避免高价格的注意事项
　　
对采购单位来说，控制协议供货和定点采购项目价格高要注意以下几个问题：第一，要价比三家，采购协议供货和定点服务项目时一定要向三家以上供应商进行询价，既可以向协议（定点）供应商询价，也可以向非协议（定点）供应商询价，按照符合采购需求、质量和服务相等的原则，确定最低报价的供应商为成交供应商，并签订采购合同。协议供货供应商都是生产厂家推荐的，正常情况下，其产品质量和售后服务是有保障的，如果协议供货供应商提供的产品有质量问题，或者在服务上没有履行承诺而受到采购单位有效投诉的话，生产厂家将承担连带责任，会与供应商同时受到违约处理。另外，如果采购单位在询价时发现非协议供应商所报的价格明显低于协议供货的价格，在承诺质量和服务问题自行解决的前提下，采购中心同意向非协议供应商购买，并为其办理合同见证。第二，要同品牌、同型号、同配置询价，否则就没有可比性。第三，采购单位如果发现协议供货产品的市场价格与协议供货最高限价相比相差幅度较大，可以及时向政府采购中心进行信息反馈。采购中心将根据招标要求和与供应商签订的框架协议敦促供应商及时降价，使所有的采购单位都可以享受到这一更好的优惠价格。采购单位反映的问题一定要具体以便于采购中心调查处理。
　　
做好履约保质量
　　
影响质量的三个因素
　　
从政府采购实践看，影响产品质量主要有以下几个因素：
　　
第一，采购的标准。由于政府采购不能指定品牌和特定的供应商，只能在采购文件中提出功能、性能和技术参数等标准，什么样的标准，决定了什么样的质量。
　　
第二，供应商的诚信程度。少数诚信程度不高的供应商往往虚假承诺，无论你提出什么样的要求他都能满足，而在供货时，不是以假充真，就是以次充好。
　　
第三，验收把关不严。
　　
第四，个别产品质量影响了整批产品。产品开箱合格率如果是99%，那1%的不合格相对于采购单位来说就是100%不合格。
　　
认真把好质量关
　　
第一，采购单位在提出具体采购需求时，尽可能把所要采购产品的功能、性能、技术标准、生产工艺、材质、验收标准等描述详尽，是企业标准、行业标准，还是国家标准一定要明确。第二，可以要求供应商提供样品。像家具、地板、装修装潢材料、窗帘等定制产品，在供应商投标时提供样品评标，一旦供应商中标，应将其样品进行封存，样品是验收的主要依据。第三，协议供货项目可以选择信誉程度高、服务质量好的供应商供货。第四，加强对供应商的履约验收。采购单位应组织对供应商的履约验收，大型或复杂项目，以及采购单位认为必要时可以邀请国家认可的质量检测机构和政府采购中心参与验收。第五，政府采购中心要重点对供应商履约情况进行抽查。对于发现的产品质量问题，根据《产品质量法》、《合同法》以及供应商的承诺，督促供应商进行退换货或返工，对不守诚信或不按照合同约定履行的供应商还可以通过扣缴履约保证金、暂停其参加政府采购资格等手段，达到提高政府采购质量和威慑不诚信供应商的效果。第六，软件开发、系统集成和工程等项目可以聘请监理，借助专业机构的力量监督供应商的履约行为。