货代企业需要什么样的信息化武器

    长期以来，我国的国际货运代理一直处于船、货之间，以中间人的身份提供服务，业务范围仅局限于订舱、报关、转运等简单的环节性服务，并且在业务处理的方式上很单一，服务效率不高。随着货运代理市场的发展和外国货运代理企业的进入，这种经营模式受到来自各方面的冲击，使我国国际货运代理的发展存在服务方式单一、盈利来源狭窄、缺乏核心竞争能力等许多不足。

    如何弥补上述不足和差距，近几年中货代企业都为之进行了孜孜不倦地求解，取得了丰硕的成就，同时总结了可资借鉴的经验。通过多家货代企业的经营实战案例表明，高水平并且符合企业自身需求的信息化建设，对提高企业的规范化和秩序化，培植企业的核心竞争力，打破跨越式发展的瓶颈，提升客户服务水平有着极其明显的效果和帮助。多家货代物流企业通过引进系统化的管理系统，建立了企业发展再上台阶的坚实平台。加之业务不断复杂化，于是不断有货代企业开始了信息化之旅，但什么样的信息化工具和系统最适合货代企业发展需要，货代信息化包括哪些最核心的内容，并不是所有货代企业都清楚。只有走了一条正确的信息化之路，实施了最适合的信息化工具，也才可能满足信息化建设的初衷。

    业内专家认为，货代企业在信息化建设中最适合的管理系统，必须具备这样几个条件：

　　一、清晰的管理流程

　　管理流程是企业为了规范管理业务作业而制定一个标准的操作流程。好的国际货运管理系统，必须能够支持企业按照规范流程进行管理和业务处理，而且企业能够通过该系统的应用加强这种科学管理，促进管理水平和效率的提高，而目前国内绝大部分国际货运管理软件仅仅停留在单据打印和简单的费用录入、收付统计。这些软件系统不可能对公司管理流程进行清晰的定义，根本谈不上按照科学的流程协助企业加强管理，这样的系统当然也不可能使国际货运代理企业高速发展。

    在货代企业管理流程的优化上，也经历了从软件到平台、从零散到集成统一这样的过程，最终孵化出的“货代大掌柜”通过功能的集成化及一站式解决方案的落实，在企业的业务处理和内部管理流程上拥有了卓越的表现。据了解，目前货代大掌柜集成了国际货代网上营业厅、基础操作业务系统、上下游及同行间电子接口、卖家管理、PO管理、海外代理、堆场、仓储、车队、CRM、HR、OA等一系列在线管理服务，并且集成了包括国内、国际短信、网络传真、远程客户支持和呼叫中心系统；同时植入了B2B营销的功能，拥有货代大掌柜平台的企业可以发布全球运价到颇具知名度的全球商贸网物流频道，面向全球的直客推广业务；而国内运价则发布到捷通网企业商圈，面向国内同行进行推广，从而覆盖直客、同行等主要的业务来源渠道，实现推广上的全球化和业务来源的多元化，确保企业的客流量。

　　二、跨地域的管理能力及分公司管理能力

　　国际货运企业在跨地域扩张的过程中面临的最大问题就是信息的共享和管理过程的监督控制，如果这两点做不好，一方面会使企业的运营成本上升，而且快速扩张失控会导致灾难性的后果。所以好的信息系统不仅能够解决好如下两方面的问题:

　　首先是跨地域的集团化管理。好的信息系统必须支持总公司作为信息中心来进行数据集中和数据分析，以支持总公司成为商务处理中心，决策分析中心。实现监控管理中心的职能，以保证企业的高速扩张在可以控制的范围之内，同时实现企业规模经营和集团化采购。

　　其次是跨地域的数据交换。好的信息系统必须支持全网络内部的数据交换和信息共享，以便确保在系统内部的数据共享，以达到降低业务处理成本和提高效率的目的，如果达不到这一点，高速扩张就同样无法实现。

　　要实现以上两点，需要解决两方面的问题，一是数据的集中与分发技术; 二是系统内部必须按照货运企业的运行特点建立数据管理、共享规则和机制。目前出现的“货代大掌柜”这种SaaS解决方案提供的集团化管理模式很好地解决了这两项问题。通过大掌柜平台，只要访问网络，在全球任何地方都可以办公，公司内部的工作人员无论是处理业务，还是向总部提交报表等，都是通过大掌柜在线展开；而客户也可以采用在线委托及在线跟踪等便捷化的方式委托货物运输，所有的情况都记录于企业身身拥有的商务平台上，公司老板及获得授权的高管只需要上网登录平台，就可以全面把握整个集团的运转情况，及时处理出现的问题。

    而在分公司运营的成本控制方面，借助大掌柜平台的网络优势，货代企业在全球任何一个地方创办分公司，都无需架设服务器、无需安装软件，无需人力维护；只要开通网络，分公司就可以开张。在分公司的开设管理上实现了高水平的操控能力。

    三、更快速的部署和灵活运用能力

    在传统的信息化建设措施中，货代企业往往采取安装货代管理软件的方式进行，应用系统在安装之前是不可能带来收入的，而“货代大掌柜”一旦部署就可以马上产生效益，这种SaaS模式可以把部署时间从6到8个月减少到几个星期甚至几天。

    而且货代大掌柜这种平台式信息化服务在实际运行和使用过程中非常灵活，企业通过租用而不是购买的方式获得自动化管理服务，从而可以把节省下来的资金用于那些更能产生效益的项目上，同时租用还可以灵活应对业务的扩张和收缩，对于维持收益这种灵活性非常关键。同时对企业内部资源的利用率也起到了明显的提高作用，IT部门一直处于以尽可能少的资源做更多事情的压力之下。现在，它们可以不再开发那些行业中通用的功能而代之于租用，自己则可以集中精力开发那些与组织的竞争力直接相关的应用。

    四、更高的服务能力

    货代企业实施信息化建设是一件非常不容易的事情，往往调研、咨询和实施、测试周期都比较长，而且还涉及到随着业务的扩张收缩而发生的软件维护问题，这些事情对软件服务商的能力要求非常高，同时对管理系统的要求也是非常高的。就企业的应用经验来看，基于SaaS模式的“货代大掌柜”策略已经超越传统货代软件。以货代物流业SaaS服务领军品牌捷通网为例，其对客户满意率的重视要远远高于传统软件服务商，而且服务的标准要高得多，因为软件购买和实施往往是一次性的，而“货代大掌柜”采用租赁模式，只有高水平的服务商能力才可能长期维持货代企业的租赁。在整个服务过程中，捷通网一直不断改进产品和服务质量，全面致力于货代企业的成长和成功。

　　五、电子商务服务能力

　　高速的跨地域扩张要求企业具有为客户提供远程服务的能力，应该有一套良好的电子商务平台，通过平台，客户可以查询它的所有货运信息，实现客户货物跟踪、费用跟踪、单据跟踪。同时，这个平台能够实现对客户零距离的业务咨询、询价、网上业务委托等。公司内部人员可以通过商务平台，实现远程公司管理和远程业务查询和业务交接等。另外，国外代理或收货人也通过平台来完成业务处理，通过现代Internet技术实现总公司、分支机构、客户、代理等的无缝连接。

    而这种高级的电子商务服务能力，目前只有基于SaaS模式的“货代大掌柜”才能实现，货代企业可以在大掌柜全球货代商务平台上，根据自己的需求开通属于自己的商务平台，每一货代企业的平台都是独立的，拥有管理、操作、设置等全部权限，客户可能通过商务平台进行咨询、下单、跟踪货物等多种操作，公司内部可以实现自动化、流程化地高效管理，而国内货代物流同行、海外代理及其它合作伙伴都可以通过在大掌柜上建立的这个平台实现业务的协同与互动，整合各方面资源，开发更广阔的客户来源。

　　六、未来的延伸能力

　　随着外贸规模的扩大，以及整个行业的持续发展，货代企业的转型和升级必然促进网络越来越大，服务能力和业务范围越来越宽。这样，企业在选择信息系统时就必须考虑公司未来的发展问题。

　　一个好的国际货运代理企业管理信息系统，应该能够从简单的进出口货运代理管理，延伸到其他各种物流环节的操作，而且要随着业务需求的变化而灵活变化。这就要求信息系统具有延展能力，或者说这个软件服务商、平台服务商能够提供这种扩展，如果自身的软件系统或提供信息系统的供应商不能做到这一点，这个系统迟早会滞后于企业发展而淘汰出局，最终的结果是所有的前期信息建设投资宣告失败。

    在业务变化相对较大的情况下，一般的货代软件都是采取二次开发的方式完成升级和延伸，对货代企业来讲，这种延伸并不方便，是一件很浪费时间、浪费人力和财力的事情。基于SaaS模式的货代大掌柜妥善地解决了这项问题，由于是通过互联网提供管理信息化服务，客户通过按需租赁的方式使用，在业务发生变化的情况下，货代企业只需要改变租赁的方式，根据新的需求扩大租赁的范围，即可轻松完成企业信息化升级，所投入的成本只是租赁费用的一定增加，相比较传统的升级方式，其成本不过十分之一而已。
 
    同时，货代企业在信息化工具的选择上，还要注意风险防范、成本控制等指标，从风险防范上讲，与货代软件或货代管理系统不同，货代大掌柜是通过互联网使用的，保持7×24小时运行。由于系统已经处于运行状态，因此用户可以很容易地评估应用是否满足需求，从而避免了系统可能无法满足需求的风险。同时，货代大掌柜提供的SaaS解决方案在实施上一般只需要几天甚至更少时间的简单培训就可以，而不再是几个月或者更长。

    在成本控制方面，信息化建设有必要坚持节约成本这一件原则。在采用货代大掌柜的情况下，企业不再需要购买服务器，购买软件，并且系统会定期升级，免费维护，极大地节省了货代企业在软硬件方面的投入。对比上马货代软件、货代管理信息系统，其性价比的优势显而易见。