业务流程评述之物料清单变更作业

我们都知道，物料清单在ERP系统中的重要性。所以，无论是新建物料清单，还是物料清单的变更作业，在系统中，都给与了极大的关注。下面，笔者就结合一家企业的具体流程，来谈谈如何结合ERP系统的相关控制手段，提高物料清单变更的准确性。 
　　下面是一家服装企业的物料清单变更流程，是一份手工与系统结合的变更流程。下面笔者就谈谈隐藏在这个流程图后面的秘密吧。
　　
　　第一步：物料清单变更需求。
　　当相关部门需要变更物料清单的时候，需求人员就会填写物料清单变更申请书。一般来说，这个物料清单的变更可能来自于多个方面，如企业自身，也可能是客户自己。而且，变更的内容也很复杂，有可能使企业管理水平提高了，需要对物料清单中的损耗率进行更改；有可能使因客户的要求，要对在产品上加一个防伪标签；也有可能使由于某个零件价格上涨，企业决定采用其他的替代品等等。由于物料清单任何一个改变，都会触发这个“物料清单变更流程”，所以使得这个流程比其他变更流程更加复杂、繁琐。
　　不过，可以对物料清单变更进行一些大的分类，这方便我们进行流程的梳理与系统的设计。
　　一般来说，把物料清单的变更分为三大类。
　　一类是整批零件的修改。也就是说，只要用到某个零件的所有物料清单都需要变更。如笔者近几年在给客户实施ERP项目的时候，经常遇到这个问题，原来欧洲国家对环保提出了新的法规，要求在进口产品中不能存在某个有害物质。所以，国内各个出口到欧洲的生产厂商，不得不成批的更改某个原材料，用环保料代替。为了节省用户的时间，让用户不用一个个的去更改物料清单，所以，在ERP系统中有一个整批零件的修改流程，用来帮助用户即快又准确的修改物料清单。
　　二是某个材料的作废。由于生产工艺或者相关法规的原因，企业在生产中，往往需要作废某个原材料。但是，这个原材料可能用在很多物料清单中，为此，该如何作废这个材料呢?这个材料作废后，是否需要用其他材料来替代呢?这个材料作废后，可能会产生哪些副作用呢?这些问题，在ERP系统中，都是通过单个材料作废流程来完成的。
三是单个物料清单的修改。在企业实际工作中，遇到最多的物料清单变更情况就是这种情形。可能是某个物料清单的材料需用量进行更改，或者包装方式进行更改。这些就是只涉及到单个物料清单的更改，或者只是对于少数几个物料清单进行更改，而不需要走整批零件更改流程。笔者今天重点讲述的也就是这个流程。
　　第二步：判断物料清单变更的类型。
　　为了保障信息的统一性，所以，这家企业，对于物料清单的建立与变更都是有产品研发部门负责。当他们受到其他部门，如销售部门的物料清单变更需求的时候，他们首先需要判断这个物料清单变更的类型。是整批材料的更改、还是某个材料的作废又或者是单个物料清单的修改。因为这三个作业分别对应不同的处理流程，所以，负责这个作业的员工，首先需要凭借自己的职业经验来进行这个类型的判断，并且，根据判断的结果，采用对应的处理流程。
　　虽然，任何的物料清单的更改，其实都可以通过单个物料清单更改流程完成，但是，若对企业五百个物料清单，若需要把一种的一种材料替换掉或者需要新加一种原材料，如防伪标签或者认证标志，那么，若采用这个单个物料清单的更改流程是可以完成，但是，这个工作量就会太大。而有的时候，可能只是针对某个客户的六个物料清单进行更改，此时虽然符合整批零件更改流程的特点，但是，由于物料清单比较少，若采用这个流程的话，反而会比较麻烦。所以，这个类型得判断没有一个统一的标准，需要员工凭借自己的工作经验，从物料清单的准确性、操作的方便性等角度出发，选择一个适合自己的处理方式。
　　由于在这里笔者只重点讲述单个物料清单的更改流程，所以，对其他两种处理方式在这里就不详细展开了。
　　第三步：物料清单变更单的输入。
　　对于物料清单变更，为了能够保留变更的历史记录，以方便后续的追踪，所以，在ERP系统中也是采用了变更单的形式来进行这个变更作业。
　　如果企业用户需要变更物料清单中某个材料的用量，则只需要开立物料清单变更单，找到原来的那个物料清单，虽然在单身中，就可以找到物料清单所包含的材料，然后更改数量即可。
　　在输入物料清单变更单的时候，需要注意如下问题：
　　1、物料清单变更单一次只能够更改一个物料清单。也就是说，我们在实际工作中，可能需要更改的不是一个物料清单。如某个客户有10个产品，他的五个产品需要增加防伪标签。此时，若用整批材料修改流程的话，由于涉及到的物料清单不是很多，所以，利用这个流程的效率可能不会很高 。若利用单个物料清单变更流程的话，可能会更加合适。但是，这个物料清单变更单一次只能变更一个物料清单，也就是说，此时，员工需要开立五个物料清单变更单。
　　2、物料清单变更时，不能够违反原先的控制规则。如某个物料清单需要更改某种材料，则这个材料必须具有价格信息。因为没有价格信息的材料，将不会计算到这个产品的标准成本与实际成本中去。所以，在系统中进行了相关的控制，所有的材料若需要在物料清单中用到的话，则必须有价格信息。否则的话，系统不会让你审核或者保存单据。
　　3、只能都有效的物料清单进行更改。如果原先的物料清单，由于某种原因已经废弃了，则这张物料清单就不能通过物料清单变更单进行变更，而是必须先把物料清单改为可用，然后再对其进行更改。
　　4、若物料清单中还涉及到未完工的产品，如该物料清单对应的产品，已经下了销售订单而且该销售订单还没有出货或者该产品的生产计划还没有完工，此时，就可以根据用户的控制级别，系统会进行相关的控制。如用户可以设置不提醒，也就是说，即使该物料清单所对应的产品有以上这些情况，系统也可以视若无睹，但是，很明显，这么做事不合理的，可能会造成生产上混乱。如更改某个物料清单的材料，则可能导致采购与领料的不符，所以，一般我们实施顾问在实施的时候，是不建议如此处理。如用户还可以设置提醒或者拒绝。也就是说，当存在以上这些情形时，系统会提示用户，说该物料清单所对应的产品正在使用中，是否需要强制更改 。若设置为提醒的话，则用户可以忽略这个信息进行强制审核，也可以再回去确认。若设置为拒绝的话，则系统就会拒绝这个变更作业。一般情况下，我们实施顾问建议用户是采用“提醒”这个权限控制。
　　第四步：核准。
　　由于物料清单变更的影响可能会涉及多个部门，所以，在系统中，对于物料清单变更但采取了多级审核的流程。如当更改某个物料清单的材料数量或者材料的话，则可能会影响到成品的成本，也有可能影响到安全库存，等等。所以，对于这个物料清单变更的话，一般需要各个部门进行会签。
　　像这个客户，他们的做法笔者比较赞同。当物料清单进行更改时，他们会在早会上把物料清单变更单通过企业内部联络单的方式，交给各个部门经理进行签字确认。只有物料清单上面，各个部门负责人的名字全部签起了，物料清单维护人员才能够在系统中审核单据。若有一个部门经理表示反对，则这个物料清单变更单就不能进行审核，需要各个部门的经理人进行协调，什么时候签字了，什么时候就可以审核单据。
第五步：结构是否改变。
　　上面我们根据物料清单内容变更的情况，把物料清单变更的类型分为三类。其实，系统还从另外一个角度对物料清单变更进行分类。如对物料清单的结构是否变更进行分类。所谓的物料清单结构就是指物料清单的分级，如原先是三级物料清单，现在改为四级或者二级就涉及到物料清单结构的变更。
　　在系统中，若物料清单的结构发生变更的话，则必须运行低阶码更新流程。因为我们都知道，对于多阶物料清单的话，系统是从下到上对物料清单进行成本的汇总计算的，而系统就是通过低阶码来实现这个计算控制的。而现在物料清单的结构发生改变的话，则低阶码也会发生变化。此时，若不对低阶码进行重新计算的话，则后续的成本计算、按物料清单展开等等作业，都将无法正常作业。所以，当物料清单的结构发生变更的时候，则一定要运行低阶码更新作业的。
　　在实际项目管理中，有些实施顾问要求企业用户每次对物料清单变更后，都要运行低阶码计算更新的批处理作业。如此的话，在物料清单结构没有变化的情况下，运行这个作业，虽然没有坏处，但是会浪费时间。
　　对于这个物料清单变更作业流程，笔者最后还是要强调几点。
　　一是对于物料清单的三个分类，没有很明显的界限，主要还是需要看涉及到的物料清单的多少以及修改的工作量来进行判断。一般在企业用户刚涉及到这个作业的时候，可能会不知道该如何进行判断;但是，根据笔者的经验，当企业用户用个一年半载养成习惯后，就会自然而然的知道，采取哪种处理方式比较简便。
　　二是在低阶码重新计算过程中，由于计算量比较大，若在用户前台运行这个程序的话，则很可能会导致死机。为此，笔者建议，这个批作业程序最好放在后台处理，即放在服务器上运行;若在本机上运行死机后，则必须马上在服务器上重新运行一次。在重新运行之前，要避免物料需求计划与成本模块作业的运行。因为在低阶码不准确的情况下，这两个作业运行出来的结果是不准确的。