ERP实务：业务流程评述之库存请购

从企业管理实务来说，采购部门只关注材料采购的供应商、价格、跟追交期等等，而到底要采购什么东西、需要的数量、预计的需求日期等等，这些都是有物料的需求部门来决定的。从ERP系统的角度来说，是通过请购流程来完成这个动作的。可见，请购作业是采购管理的前提与基础。请购作业的准确率、有效率等等直接管理到采购管理的好坏。 

　　而请购流程根据其需求来源的不同，又可以分为好几种。如有的请购作业是由MRP(物料需求计划)所触发的，即是按照生产计划或者销售计划来进行请购;而有些物料需求则是有仓库进行管理，他们根据安全库存的要求，为了满足最低库存量，他们也会不定时的进行采购，等等。下面我以一个客户的实际流程为例，看看他们是怎么做好库存请购流程的。 



　　第一步：补货点报表。 

　　要了解补货点报表，一定要先对安全库存有所了解。安全库存是指当不确定因素，如到货延期或者生产量的波动等原因导致更高的预期需求或者导致完成周期更长时的缓冲存货，安全库存用户满足提前的需求。一般来说，安全库存越大，企业出现缺货的可能性越小，因缺货造成的损失也就越小;但是，相对来说企业的库存压力也就越大，同时，也会有呆滞品的风险。一般来说，我们要把安全库存设置在一个均衡的点上，即在一个缺货成本与存货成本之和最小的那个点上。 

　　在实际管理中，这个安全库存一般都是根据企业生产管理的经验与历史数据总结出来的。在ERP系统中，这个最底安全库存到底是多少，我实施过这么多项目，都是企业自己定义出来的。而且，也不是没种材料都会定义安全库存。像我现在这家客户，他们只对一些大客户的定单材料会备安全库存。因为这些客户根据历史的交易经验，他们每个定单都大同小异。所以，为了满足他们的交期的需求出发，对于他们的这些通用的材料设置了安全库存。如此的话，即使在材料不能如期到货的情况下，也可以先利用安全库存应应急，以减少因为库存缺货而导致定单交货期无法满足的情况。 

　　仓库补货点报表又是怎么来的呢?比如说某个材料的安全库存我们设置为100件，但现有的库存量低于这个数量，如只有90件时，就会触发库存补货的需求。系统为了满足这个安全库存100件的需要，会在仓库补货点报表中显示需要补货10件，才能满足这个最底安全库存的要求。 

　　不过是否只要低于安全库存就会采购呢?也不见得。有些ERP系统中，还会有一个最低采购数量的限制。如我们现在上面这个材料最低采购数量设置为20件。此时，即使这个材料已经低于安全库存10件了，根据系统设置的规则，仍然不会发生请购需求。若该材料的最低采购数量为5件，那就会产生请购需求。 

　　这就是补货点报表产生的基本原理。 
最佳实践： 

　　系统对于补货点报表有自动与手工作业的区别。自动的话，也就是说，我们可以通过系统设置，在每天固定的时刻生成补货点报表，如每天晚生十二点，一天生成一次。而手工作业的话，则是需要用户自动去运行这个作业。 

　　但是，根据企业需要安全库存管理材料数量的不同，这个作业运行的速度也有差异。所以，企业要根据自己管理需求的不同，特别是这个安全库存管理材料的规模的不同，在选择合适的处理方式。笔者的建议是，若需要安全库存管理的材料数量多的话，可以考虑让系统自动生成库存补货点报表。如可以设置系统每天晚上十二点生成库存补货点报表，如此的话，一方面在这支作业运行的是时候，因为大部分员工都已经下班，ERP系统处于空闲状态，对ERP的操作不会有大的影响;另一方面，第二天一上班，用户就可以看到这张报表，而不需要漫长的等待时间。这无疑是一个比较人性化的处理方法。 

　　第二步：补货点报表维护。 

　　一般来说，系统根据安全库存生成补货点报表，这些信息是不会错的。但是，有些时候，我们出于管理的需要，还不是直接根据这个补货点报表生成请购需求。我们需要对这个补货点报表进行手工的维护。 

　　如我这家客户，系统生成这份补货点报表之后，还需要手工的进行一一确认，看是否需要生请购需求。他们根据什么原则来判断是否需要生成请购单、满足安全库存需求呢?这主要是根据他们仓库管理员的经验，最常见的影响因素有两个。一个是生产周期的问题。有些材料可能在生产旺季需要补足安全库存，而在生产淡季，则可以低于安全库存。所以，为了降低企业的库存存货，仓库人员往往会在生产淡季忽略掉这些补货请求。而因为这只是暂时性的，所以，一般不会更改产品信息的基础资料，而直接在库存补货点上忽略掉。二是 出于库存容量的考虑。当库存量比较多，仓库已经接近饱和的时候，若出现安全库存的需求时，库存管理员也会根据自己的经验判断出是否有即时请购的必要。 

　　最佳实践： 

　　在ERP系统中，对于补货点报表是否可以维护设置了控制权限。根据企业需求的不同，可以设置补货点报表生成后可以修改，也可以只能只读。那到底该如何设置呢?这主要看企业自己的管理水平。若企业的管理水平比较高，必须严格按照补货点报表的建议，补足安全库存的话，则可以把库存补货点报表设置为只读，不允许仓库管理员手工的进行维护。 

　　不过我的建议是，大部分企业，特别是刚进行安全库存管理的企业，最好把这个库存补货点报表设置成为用户维护模式，在真正生成请购需求之前，先让仓库管理员进行过滤一下，以保证请购需求的准确性。 

　　第三步：运行补货请购作业。 

　　系统有一支作业叫做按照补货报表生成请购单的流程。这个流程的只要作用，就是根据补货点上显示的请购需求生成请购单。通过这支流程可以简化仓库人员的工作，不需要手工的为这些材料开立请购单。而是只要点一下鼠标，这个作业系统就会自动帮你完成。 

　　最佳实践： 

　　在运行这个流程时，为了提高他的运行效果，有两点需要注意。 

　　一是不是说补货报表上显示多少缺货数量，这里生成的请购需求就是多少数量，其还要考虑很多因素。如现在某个材料库存数量为80件，而其安全库存设置的是100件。则其库存补货点报表显示的缺货数量为20件。那在对应的请购单上是否也会现实20件呢?那还要看其他的设置。如我们是否设置了最低采购量，若我们设置了该材料的最底采购量为30件，则这个材料就不会在请购需求中出现。另外，如我们还有最小包装数量的限制，如无设置该材料的最小包装数量为30件，则我们在采购的时候，必须为该数量的整数倍。此时，在请购需求上显示的请购数量就是30，而不是20件。这个问题在刚开始利用这个功能的时候，经常会遇到。我给这家客户实施项目时，给他们解释、演示了很多遍，他们才明白其中的道理。 

　　二是系统也可以自动生成请购需求。如我们可以设置，在生成补货点报表的时候，自动生成请购单。也就是说，对于补货点需求的修改可以在请购单上完成，而不需要对于补货点报表进行过滤。这么处理的话，有一个问题。，正如我们上面所说的，有时候补货点报表上的信息与请购单上的需求信息，在其他方面因素的限制下，不一定是一一对应。若我们忽略补货点报表上的信息，而直接去看请购单上的请购需求的话，有时候会跟自己的想法对不上号。所以，我建议，企业用户，至少是上开始接触这个作业的用户，还是在库存补货点表表对于这个补货需求进行维护的比较好。因为补货点表报表反映的是最原始的安全库存信息，而在请购需求上，已经融合了很多仓库管理员不怎么清楚的采购控制的一些信息。出于维护的方便，还是在库存补货点报表上进行维护效率高一点。 
第四步：补货请求的审核。 
　　根据补货请求生成的物料需求，跟其他正常的物料需求一个非常大的区别就在于，这个需求是由仓库部门作出的。一般来说，仓库是没有权利提出请购需求的，除非是其必须的办公用品。因为仓库管理人员，在材料需求的规划上，没有专门人员那么专业。所以，我这个客户，他们根据补货点所做出的请购需求，除了仓库部门经理自己审核之外，还需要生产管理部门进行审核，也就是说，需要二级审核后，采购部门才能根据这个请购单生成采购计划。
　　在ERP系统中，提供了二级审核的功能。系统中若没有生产管理部门的审核，则采购部门就不能生成采购计划。
　　不过在单据的审核上，我还是要强调一句，不管主管人员同意否，都要及时对单据进行处理。同意就是同意，不同意就不同意。而不能像实际管理中那样采取拖延政策。这对于ERP系统操作来说，单据处理的拖延，是非常致命的一个错误行为。