湖北太子奶实施K3物流系统可行性分析

实施K3物流系统可行性分析
（公司财务部部长：王月明）

湖北太子奶生物科技发展有限公司座落于长江北岸黄冈市境内，是集牛奶生产，销售于一体的国家大型工业企业，是黄冈市10户重点企业、湖北省政府重点扶持的大型骨干企业之一，总资产逾4亿元。
  湖北太子奶生物科技发展有限公司：是湖北省牛奶业第一家企业。2000年年底通过了ISO9000国际质量体系认证。
企业物流面临的挑战 
    随着改革步伐的加快，湖北太子奶生物科技发展有限公司驶入了经济发展的快车道，成为国内规模较大的牛奶生产企业之一。在这日新月异的知识经济时代、信息大爆炸的社会，全球经济一体化已成为经济发展的必然趋势，企业面临着巨大的压力和挑战。湖北太子奶生物科技发展有限公司只有进一步深化改革，引进先进的管理思想，挖潜增效、提高企业的整体运作和管理水平，提高市场应变能力，才能在激烈的竞争中立于不败之地。当前，市场竞争的激烈程度日益加剧，企业内部、企业与企业之间的物质流通速度、频率、数量超过了以往的任何时候，作为企业运营的关键环节，企业物流在管理、销售、财务、供应链都面临前所未有的挑战。
    随着企业生产经营规模的不断扩大，企业管理面临着不少问题，具体表现在以下几个方面：
    1、 传统的手工核算已无法满足财务管理的需要。
    湖北太子奶生物科技发展有限公司在财务管理、核算方面，采用自主经营，独立财务核算的方法，公司只考核产量、销售收入、利润等财务指标，公司财务定期会对各个车间进行考核核算，大量的数据需要及时的处理，财务数据的相关性增强了，传统的手工核算的模式和方法无法满足财务管理的需要。
    2、仓库中物资种类、品种繁多，物资管理工作困难，采购成本居高不下。湖北太子奶生物科技发展有限公司的大宗原材料采购工作由集团统一负责，再分配到公司，对于库存物料信息，管理人员不能及时掌握，造成了资源浪费。
　
    3、无法进行准确及时的进行生产成本核算
    成本管理永远是企业管理的主题，特别是现在面对多变的市场环境，如何及时满足用户的多品种需求，进行科学合理的成本预测、成本分析及成本控制，及时、准确地为企业管理者提供经营决策信息，显得尤为重要。而湖北太子奶生物科技发展有限公司采取的还是传统的成本核算方法，核算方法只是粗放地进行成本核算及成本管理。至于成本核算到工序、核算到产品每一流程的思路，在手工操作方式下更是无从谈起。   
 4、管理信息相互独立，财务数据严重失真，严重影响企业科学的市场决策
    湖北太子奶生物科技发展有限公司虽采用手工加软件的财务数据管理，财务信息相互独立，各车间向财务传递也只是通过层层统计报表，常常出现数字不符、报表不详、滞后的情况。公司决策层、领导层很难及时地把握来自生产和市场的准确信息，也就无法快速对市场作出正确的决策和预测，市场反馈信息系统已严重滞后于企业管理的需要。
5、物流解决方案必须选择良好的软件系统 
　　金蝶K/3 v10物流系统以BPM作为核心指导思想，按照目标设定、预测、计划预算、监控、报告和分析评估六个关键步骤进行系统设计，从而将企业战略目标和企业的业务管理结合起来，并将采购、销售、库存、存货核算、应收应付统一在同一框架之中，以实现业务的协同处理，提高企业快速反应能力。
　K/3物流系统包括销售管理系统、采购管理系统、仓存管理系统、存货核算系统、应收管理系统、应付管理系统E—仓存管理系统（工商业）等共十七个子系统，跟踪企业（包括集团内部的）从销售计划到存货成本分析的业务管理全过程，综合反映企业日常生产经营活动存货、价值流转的物流和资金流循环流动轨迹，累积企业管理决策所需要的管理和控制信息，从而帮助企业将业务经营过程运作升华为完善的“数据→信息→决策→控制→考核”流程的全面企业管理水平。 
　　销售管理：是物料在企业内流动的终点，是将从客户和订货机构获得的订货需求信息，传递给计划、生产、采购、仓存等系统，从仓库、采购、生产等系统获得货物、传递给订货单位，完成物流管理。
采购管理：是物料在企业内流动的起点，是从计划、销售等系统和本系统获得购货需求信息，与供应商和供货机构签订订单、采购货物，传递给需求系统。 
　　仓存管理：作为物流管理的核心，是进行货物流动、循环管理控制的系统。 
　　存货核算：对物料在其它系统循环流转所伴随产生的资金流动进行记录和成本核算，同时将财务信息传递到总账系统、应付款系统等财务系统。 
K/3物流系统综合反映企业日常业务经营活动中存货、价值流转的物流和资金流循环周转过程，并在此基础上，提供各方面完善的企业管理信息，用以计划、决策、控制、分析和考核企业的业务经营全过程，帮助企业提高经营管理的计划和业务过程的监控能力，从而从本质上提高企业管理水平。
   6、实施队伍精干、高效，确保项目措施到位
    有了好的软件系统，  有了高层领导的支持，为保证项目有效运作，公司必须成立了“信息管理中心”，由老总或一名行政副总担任项目总指挥，由行政部、人力资源，销售部，供应部，财务部、信息中心负责项目运作，并且在生产、仓库等部门成立部门实施小组，全面负责项目的具体组织和实施。在此基础上制定了严格的项目管理制度与考核细责。建立了例会制度，结合工作实际，讨论解决遇到的问题、制定一天的工作计划，当天问题必须当天解决；每周五下午召开例会，总结一周工作情况，针对重点问题制定措施、拿办法。调动项目实施小组成员工作积极性，保证K3物流系统能快速运行及管理办法及时落到位，为项目的成功实施奠定坚实的基础。
   7、基层管理人员全面参与，确保基础数据准确完整
    企业基层基础数据、基础资料是否准确、完备，是K3物流系统成功与否的另一个主要因素。为保证第一手数据的准确、及时，K3物流系统小组进行必须全面动员，组织各部门基层管理业务骨干，各车间主管，核算员、班组长等具体操作人员全面参与，结合部门不同的特点对项目有效数据进行收集整理，最大限度保证信息的完整有效 ，为项目的成功运行提供准确完整的信息来源。
下面介绍一下物流系统几个模块流程图

8、销售管理系统能够处理现销、赊销、分期收款销售、委托代销四种销售方式的业务处理。 
　　应收款管理系统：是通过销售发票、其它应收单、收款单等单据的录入，对企业的往来账款进行综合管理，及时、准确地提供给客户往来账款余额资料，提供各种分析报表，如账龄分析表、周转分析、欠款分析、坏账分析、回款分析、合同收款情况分析等，通过各种分析报表，帮助公司合理地进行资金的调配，提高资金的利用效率。同时系统还提供了各种预警、控制功能，如到期债权列表的列示以及合同到期款项列表，帮助公司及时对到期账款进行催收，以防止发生坏账，信用额度的控制有助于公司随时了解客户的信用情况。此外还提供应收票据的跟踪管理，公司可以随时对应收票据的背书、贴现、转出、贴现、作废等操作进行监控。 
1、销售管理应用流程 
　　太子奶销售管理业务处理应用流程图如下： 
　
2、应收管理应用流程 
　　太子奶应收款管理业务处理应用流程图如下： 
3、采购管理应用流程 
　　太子奶采购管理业务处理应用流程图如下： 


4、应付款管理应用流程 
　　太子奶应付款管理业务处理应用流程图如下：
     
5、委外加工业务流程 
　　太子奶委外加工业务处理应用流程图如下： 
　6、仓存管理应用流程 
　　太子奶仓存管理业务处理应用流程图如下： 
　7、受托加工业务流程 
　　太子奶受托加工业务处理应用流程图如下：




8、存货核算应用流程 
　　太子奶存货核算应用流程图如下： 
9、系统可降低成本、节约资金、增加利润
    ①、 通过对供应商信息的全面管理及采用比质比价的采购办法，节约了大量的采购资金，提高了采购物料的质量。
    ②、 通过对库存物资的货位管理，达到了控制超储物资、积压物资的目的，节省大量库存资金，提高了仓库保管的工作效率。
     ③、通过对客户信息和价格的管理，物价水平可以及时得到汇总，客户信息可迅速得以反馈，为及时调整销售策略提供了第一手的资料，公司得以及时的调整战略，在这期间，及时的调整价格，为公司增加了利润。
   10、系统可提高公司人员素质
    在实施和应用K3物流系统的过程中，人员素质逐步得到提高，人员的竞争意识和学习意识得到了加强。在提高工作效率后，职工有更多机会和时间参加培训和自我学习提高，在企业中人是第一位，企业有一支素质高、敬业爱岗的干部队伍和职工队伍，这是保证企业长期发展的动力，这些间接的经济效益是无法估量的。


11、物流系统远程应用流程 （远景规划）
对于集中统一管理及核算的太子奶公司，在异地设有非独立核算分支机构，通过远程处理采购、销售、库存业务单据，实现E物流完整的业务流程解决方案，并通过E—核算处理，实现资金流的核算及财务业务一体化处理。 
                                                  
              湖北太子奶生物科技发展有限公司
2006年6月3日