企业管理水平和ERP实施差距到底有多大？

为什么在ERP系统进行演示时，流程都跑的都很流畅；但是，一到用户手中，使用时，就全变了味。这其中的奥妙在于哪里呢？这是因为ERP系统在演示时，都没有考虑例外情况。而企业日常活动中，总难免会出现意外情况，而这些意外情况，ERP一般都规定了比较严格的处理要求。但是，实际上，企业日常管理达不到这个要求。  

　　也就是说，企业的管理水平跟ERP的要求还有一段差据。但是，两者的差据到底有多少呢？也没有人专门作过统计。今天我就做个始作俑者，来总结一下，企业一般由于各种因素的限制，在哪些方面，没有达到ERP大人的要求。  

　　一、原材料入库与领料的矛盾  

　　如一笔原材料，在1月5日晚上8点，供应商送到企业，但是，员工都下班了，只剩下一个仓库值班员在上班，其不会进行ERP的相关操作。若平时，可以在第二天下班再补单据，但是，有可能这笔材料是急料，生产部门1月5日晚上10点就需要安排生产，需要用到这笔材料。企业往往没在系统中开单据的情况下，就直接从仓库中领料。若没有前者情况的发生，直接领料第二天补料也没有多大关系，只要用户不要忘记就可以了。但是，若两者同时发生，就有点麻烦了。一是因为同一笔材料，有两张单据需要补录，其前后有严格的顺序要求，如必须先补录原材料录入单，再补录原材料领料单，若两者的顺序搞错，要么领料单无法审核，要么会出现负库存，从而影响ERP系统的使用效益；二是若用户忘记了，则麻烦更加大了。我遇到一个客户，他们原材料入库单跟领料单因为上述这种情况，刚好没有录入单据，恰巧的是，事后都忘记了这件事的存在，而因为供应商送的材料跟用户领的材料数量恰好一样，所以，仓库中也没有剩余材料的存在，结果呢，在对账时，才发现供应商送过这批材料。事后，查了好久，才发现已经在生产线上用掉了。  

　　在很多企业，这种情况都普遍存在，因为，在晚上的话，一般都没有文员值班，也就是说，ERP系统操作员不能够时刻就位，这就会导致ERP系统的单据无法及时录入。而这跟ERP系统的单据及时录入的原则相违背。显然，若一味的追求单据的及时录入，就会加大企业的管理成本，对于企业来说，可能是一种得不偿失的行为，企业明显不会答应。那该如何调和这两者之间的矛盾呢？  

　　笔者认为，可以采取如下这几种方案。  

　　1、当ERP操作员不能就位时，如员工下班后进行的一些交易，先用手工单据代替，第二天上班后，再在系统中补录。不过，在实际操作时，还是需要注意一点，就是时间上面的问题。用户在第二天一上班，做的第一件工作，就是把单据录入系统。同时，有些单据还要注意先后顺序。如上面的的单据，原材料入库单跟领料单就有先后顺序的要求，遇到这种有时间要求的单据，我们一般可以如此做，对各个部门设立时间的限制。如对于仓库部门，要求在第二天上班后，半个小时内，把昨天晚上的交易单据补齐；而生产部门，则在接下去的半个小时内，把单据补全，如此，就不会发生负库存或者单据无法审核的问题了。  

　　2、可以对一些员工进行简单的培训。虽然一线的操作员，不怎么会利用电脑，但是，稍加培训后，其还是可以进行一些简单的操作，如单据的生成等等，当然，企业在排班时，也可以做一些调整，把那些有一定电脑基础的员工，排在不同的班次。其次，可以给他们开单据的权限，而没有审核的权限。如此，第二天上班后，其他人员可以对他们开的单据校对一次，看看有没有错误，校对无误后，在审核。如此做，可以防止员工漏开单据。  

　　二、采购价格无法确定如何处理  

　　当前由于原材料市场价格波动大，所以，有些企业，在采购单下发时，都不能确定采购价格，甚至在原材料到达企业时，还无法确定价格，只有在对账时，才能最后确定价格。这也是不符合ERP的精神的。  

　　对于这种情况，一般来说，企业可以先估计一个价格，然后先以这个价格下单，然后，再在恰当的时机修改价格。但是，有些用户害怕变更麻烦，所以，宁可在下单的时候，先不审核采购单，等价格确定后，再修改价格，然后审核采购单。如此，不是很合理，一方面，可能在原材料入库时，价格还没有确定，而采购单没审核的话，入库单就无法开；另一方面，在采购单没有审核的情况下，采购单可以被随意的更改，无论是有意的、还是无意的更改，都具有风险。  

　　所以，笔者建议，采购单即时在价格没确定的情况下，只要已经发给了供应商，就要及时审核。价格，可以在有需要的时候，再进行变更。  

　　1、当在采购订单还没有进货前，可以通过采购订单变更单进行变更。通过采购订单变更单进行变更的话，价格的变动还可以留下历史纪录，方便以后查询。  

　　2、若采购单已经有进货，则ERP系统是不允许对采购单进行任何的变更动作的，除非把采购单指定结束。所以，若采购单已经结案，或者已经有进货的情况，则采购变更单就无法处理了。此时，有些ERP系统，如神州数码的易飞ERP系统，在原材料入库单上，加入了一个小功能，通过此，可以更新采购价格。在后续的应付帐款上带出的价格，就是更新后的价格。  

　　3、若原材料已经入过库。已经跨月了，还没有确定价格的话，则在月末要走暂估流程，这个流程比较复杂，企业最好不要到这个地步，也就是说，在月底时，最好能够确定这个材料价格，否则，很可能导致月底仓库库存成本不准确，从而导致企业的生产成本有问题。若在不得已的情况下，也只好采用暂估流程。  

　　三、月底退料的麻烦  

　　在月底，ERP系统进行成本结转以前，ERP要求用户把多余材料及时整理退库。如某张生产订单需要用到某种材料800千克，在实际生产中，由于采用了先进的生产技术或者其他的一些原因，其实际采用了750千克材料，就完成了这张订单的生产。ERP要求在订单完工入库的同时，就能够把这500千克材料退回给仓库，因为若订单入库后再进行退料的话，ERP系统是不允许对已经完工入库的生产订单就行更改，此时就算退料，也不能关联到这张生产订单，从而，在实际成本计算时，会把这多余的500千克材料，仍然计算到这张生产订单中去，成本计算的结果就与实际成本有差异。  

　　但是，若每张生产订单完工后，都要求企业整理车间，把余料及时退回仓库，对于企业来说，是不可能实现的工程或者虽然可以，但是成本太高或者会影响生产的计划等等，所以，企业一般不会这么做。ERP考虑到这种情况，就退了一步，要求企业在月底成本结转作业运行前，把当月完工订单的余料及时退回给仓库。  

　　这要求比前面的要求宽松了很多。所以，我在实施时，一般建议对于那些价值比较大的材料，或者专用于某些产品的材料，在生产订单完工时，无法及时退回余料的情况下，在月底至少要整理一次，把余料按照生产订单一一退回给仓库，从哪里来，就回哪里去，不咬搞混；而对于那些价值不大的材料，如包装袋等就没必要按月整理仓库了，因为这些材料由于价值下，所以对于最后的成本影响也不大，也就没有必要费这个精力，每月清理车间了。  

　　所以，对于余料来说，月底时最后的期限，在月底还无法完成这个工作的话，则当月的生产成本肯定会受影响，而且，这个影响是不可逆转的。如上月现场余料的价值为5000元，在下月才清理入库时，ERP系统不会递减上月的成本，而只会递减当月的成本。也就是说，其会至少会影响两个月的成本计算，企业要慎重对待。  

　　以上这三个差距，是大部分企业不可避免的，或者虽然可以解决，但是，需要花费大量的成本，对于企业来说，失去的远比得到的要多，企业认为不合算。所以，在这种情况下，企业应该跟顾问一起，商讨一些解决方法，通过补救或者规章制度的规范，尽量减小其对于ERP系统的影响。