西单商场MIS应用成功案例

 肖庆飞
    百货业已经有150多年的历史。从最简单的商品买卖到价格竞争、服务竞争，直到使用MIS系统的管理竞争。我们发现，商业可以说是最早使用信息技术来提升企业的核心竞争力的行业之一。现在，当制造业、流通业刚刚开始拿起IT这个利器的时候，商业企业又开始在物流上开始了新一轮的信息革命。
    北京市西单商场股份有限公司是一家上市公司，西单商场更是一家有着70余年历史的老店。在北京市西单商场和友谊商场的基础上组建的北京市西单友谊集团是一家跨行业、跨部门的大型综合型企业集团。
    就是这样一个北京市商业界的旗舰，在今年年初与上海华联超市股份有限公司、北京市超市发连锁股份有限责任公司共同投资成立北京市西单华联超市有限公司，联手组建中国零售业的“沃尔玛”之后，在2001年10月18日又和原MY8848CEO王峻涛联合宣布，共同发起组建北京市西单电子商务有限责任公司，并由王峻涛出任新公司的CEO。在.com大潮回落之后,电子商务已不再是以前的空中楼阁,它本就应该是传统企业信息化的最高形式。所以，北京西单友谊集团组建电子商务公司并不令人惊奇，此举更能引起人关注的是西单电子商务的基础――西单友谊集团的信息化状况，西单友谊集团凭什么在国内电子商务如此低迷的时候大胆跟进呢？
    走进西单友谊集团的300余平方米的计算机中心，你就能明白一切。集团的计算机中心也是网络数据中心，全集团的几大商场、20余家连锁店、1家配送中心、经营的10万多种商品以及每天所产生的一切与经营有关的购、销、调、存等详细信息，都通过内部主干网和远程网络传送到数据中心。IT应用已经渗透到西单友谊集团的每一个角落，几十家门店、数十个管理部门、十万种商品、四千余员工...涉及到人员管理、商品管理、核算管理、职能管理等方方面面。为集团的管理、经营和决策提供了可靠的信息和数据，这也是西单友谊进军电子商务最牢固的基石。
    并非一步到位
    西单友谊集团的信息化能做到这样的程度，据西单商场股份有限公司总工程师、计算机中心主任姚传鼎介绍，并不是一步到位的，其中经历了一个漫长的摸索过程。
    20世纪90年代初，我国商业进入前所未有的发展时期。西单商场营业规模也与日俱增，业务量增长很快。与此同时,市场竞争也越来越激烈，原来的手工作业管理方式已远远不能满足要求。集团从长远发展的战略高度出发，在1990年决定投入150万元开始建设西单商场自己的MIS系统，这应该说是西单商场信息化建设真正的第一步。1991年开发完成后运行于当时西单商场集科商品部，集科部的一部分进销存业务、财务管理业务、统计、物价、劳资管理业务等一并纳入了计算机管理系统范畴。
    此后，西单商场的MIS系统又经过了1994年的第二次开发升级，并在1996年3月建成工商银行牡丹信用卡联网系统，使顾客的牡丹卡只要在银行的POS机上轻轻一划即可完成资金划转。1995年西单商场的MIS系统又具备了受理多家银行卡的能力，实现了一机通收，简化了跨行财务结算，方便了持卡人。
    事实上，支撑起全商场计算机应用的基础是整座大楼的“结构化布线”，中心机房主干网采用FDDI高速局域网、光纤系统及无屏蔽双绞线系统构成了智能大厦的神经网络。通过机构化布线系统将收款机、计算机、电话传真、银行和信用卡中心，以及分组数据交换网、内部局域网、外部局域网等设备和网络相连，为确保商品流、资金流和票据流等商业流程由原来的手工操作变为自动操作奠定了基础。
    管理流程的规范与再造
    资金流和物流是传统商业企业的两条生命线。现代商业的经营管理是在信息交互基础上的动态经营管理，注重定量与定性分析相结合，并由此形成一整套环环相扣的行为规范。西单商场在MIS系统的二期开发中，姚传鼎就认识到，企业必须改变多年形成的行为模式，强调计算机信息管理规范，尤其是数据采集和处理的规范，以保证信息采集、传递的准确性和标准性。姚传鼎说，业务流程的优化与再造，以及应用管理的规范定制是西单商场二期MIS工程最艰巨的工作。
    以前西单商场的发展一直受师徒关系的影响，姚传鼎形象地把它比喻为“经验型+师徒型”的发展模式。从会计方面看，1988年商场有近10位比较有影响的老会计，多年的工作经验形成了每人一套作法，也形成商场近10种财务记账方式体系。至于三级账的记账方式，可用五花八门来形容。可以说，当时的账页基本上只有管账员自己能说清来龙去脉，非管账员拿到账页也难以找到自己所需的数据。商场企管部门曾多次想采用统一的标准记账格式，但由于缺乏有效手段制约而难以实现。
    现在就不一样了，自从MIS二期工程开发完成后，不论是商品的进货渠道与流程，还是财务与账务处理，都有了严格规范的操作。以进销存为例，以前商场的各业务小组的所有单据都要手工填写，每日必须填的单据至少4种，两个账必销。导致每天早上上班各组长做的第一件事是做账，直接影响了对当日工作的安排和运作。计算机管理后，商场统一采用商品日动点的方法，营业员只需认真核对和确认计算机产生的每日进销存数据；计算机内保留全部金额账、数量账和各种报表，当需要数据时，直接从计算机中提取，一切进销存信息以计算机为准。这样就大大简化了业务流程，为一线销售人员减轻了工作压力，使他们能全身心地为顾客服务，为企业增效。
    “挖掘”出利润
    西单商场自MIS系统运行以来，每日数据量超过10M，目前已为企业积累了大约10G的数据信息，仅商品账务系统的数据就已超过千万条，财务数据也在百万条以上。1995年以来的经营信息全部完整地保存着。不仅保证了有关人员能随时查阅，也为商场的辅助决策支持系统的应用提供了有力的数据支持。
    1997年，西单商场就运用多维数据库技术开发成功决策支持系统，对销售数据进行深层挖掘。账目在按不同的角度汇总后，进行多维立体分析，能为管理决策提供有价值的信息。另外，还能纵向分析各商品部会计期运行趋势以及各账务数据的来源，能及时发现问题并分析原因所在。
    1997年上半年的销售图表中显示，饮水机销售正在成为热点，西单商场的经理们了解到这一趋势后，采取组织品牌货源，调整货位分布，确定价格政策等办法，实现了销售额大增。1998年元旦和春节都在一月份，赠送孩子有意义的礼物成为家长和商家们关注的焦点；西单商场的经理们又发现“背背佳”矫正带在一月的商品销售中占据首位，于是他们就积极配合广告宣传，制造销售热点；这样，“背背佳”矫正带仅三个品种2个月内的销售额就达到了86万元。
    事实胜于雄辩，新技术与新思维、新方法的融合应用，为传统商业企业的经营决策提供了丰富的数据依据，而深度的数据分析又实实在在地促进了效益的增长。
    以物流控制商流
    西单商场从1996年开始涉足连锁经营领域，店铺分散，统一管理、核算和配送是连锁业的特征。因此商流（批发与零售）、物流、信息流和资金流四个机能的流通顺畅就成了连锁企业经营管理的关键。在信息流和资金流的控制管理已经小有成效之后,西单商场把解决问题的重点放在了物流上――建设北京最大的零售业物流配送中心，并成立第三方物流中心，这不仅为以后西单电子商务公司提供有力的物流支撑，更重要的是使集团能做到以物流控制商流，在集团的发展决策中始终领先一步。
    目前，座落在京城北部洼里的西单商场现代化的物流配送中心目前已基本建设就绪。这项工程从1997年投资3000多万元开始筹建，是我国自主开发的第一批现代化物流配送中心，设计配送商品6000种，日吞吐能力为4万箱，配送周期24小时，年配送额为6.6亿元。中心设有一座库架合一的自动化立体仓库，高16米，长130米，6个巷道，共1万1千多个货位。与自动化立体仓库相街接的货物自动分拣系统，采用国产滑靴式高速分拣机，分拣能力为每小时4500箱，并配有高速全息条码识别系统和电脑控制系统。此外，该配送中心设有无线局域网和车载电脑终端，在计算机网络通信、管理和控制系统的指挥下，实现高效、准确、合理的物流配送业务流程。
    西单商场物流配送中心的建设有三个特点：一是实用，二是先进，三是创新。在设计中以“敏捷供应链”和“e商业后勤学”（包括电子商务）等当前国际最先进的技术理论为指导，以现代信息技术作为“集成”的手段，在软件上下功夫，实现全局优化。与此同时，坚持组织管理创新与技术创新同步，按照BPR（业务流程重组）的原则进行体制改革，探索一条符合我国国情的流通现代化和商业信息化的道路。
    当随着姚传鼎走在洼里现代化的物流配送中心的时候，得知即将进入立体仓库的第一批货就不是西单友谊集团的，而是来自外地的一个客户，下午他们就将展开最后的谈判。可以预见，当西单商场物流配送中心成为北京乃至北方物流的主力军时，离西单友谊集团用物流来控制商流的目标也就不远了。
    总之，在西单商场这个老店的70多年的发展历程中，就一直流淌着信息化的新鲜血液，从最初甩掉手工结算到MIS系统的开发应用，到现代物流的开发应用，西单友谊一步步地走过来了，走出了一条我国商业信息化的特色之路。面对国外商业管理软件系统纷纷进入国内市场，姚传鼎更愿意通过不断学习，凭借企业自身的商用技术开发优势和对企业业务流程的清晰把脉，让国内商业信息化解决方案成为国内商业应用的主流，让管理出效益在更多的商业企业成为现实。
    国内商业信息化现状
    改革开放二十多年来，我国商业企业信息技术应用经历了电子结算、单机（计算机）管理、网络技术及电子商务等阶段，已形成了一定的基础，并开始进入应用普及阶段。经过多年的努力，截至2000年底为止，全国商业系统共拥有小型机100多台，各类微机（含部分PC服务器）10万台以上，各种收款机9万多台，大型商业企业采用计算机管理的约占60％。
    北京大中小型商业企业鳞次栉比，营业额在亿元以上的企业有60家左右，大中型商场绝大多数采用了POS系统，小型商业网点则基本采用了收款机。迄今，上海已有500多家商场建立了MIS系统，全市近千家连锁超市、便利店实现计算机联网管理，70多家商业企业、5000多台POS机与商业增值网联网，大大改善了信用卡的使用环境。
    广州是华南地区最大的商贸中心，自从1985年被列为国家商业信息化应用试点以来，商业系统装机量达5000多台，总投资在6000万元以上，拥有技术人员800多人，全市304家大中型商业企业中的280多家企业推广应用了计算机技术，普及率超过90％。
    此外，深圳、大连、天津、成都、武汉、杭州等大中城市的商业信息化也初见成效，而各地信息化过程往往具有地方特色。